Dobar poreski registar može biti najvažniji način vođenja evidencije za vašu kompaniju. Služba unutrašnjih prihoda (IRS) zahteva da zadržite određenu poresku evidenciju za određene vremenske periode i druge zapise za različite vremenske periode. Ne želite da se poresko vrijeme okrene i mora se paničiti, jer vaša kompanija nema poreznu evidenciju u redosledu. Poreska evidencija u poremećaju može vam koštati odbitke i ako biste bili revidirani, može doći do problema i trošiti novac. Na kraju krajeva, želite da dobijete sve odbitke i možete ih podržati.
Evo osam savjeta o tome koje poreske evidencije treba zadržati, kako ih zadržati i koliko dugo ih zadržati:
01 - Uspostavite dobar softverski sistem za računovodstvo
Vaša konačna poreska prijava je proizvod vašeg dobrog vođenja evidencije kroz vaš računski softver sistem.
02 - Opterećenje dokaza za poslovne takse
Kada unesete unos, kao što su prihodi, troškovi i odbitke, na vašu poresku prijavu, imate ono što je poznato kao teret dokazivanja za njih. Morate biti u mogućnosti da dokažete da imate pravo na određene odbitke i troškove kako biste imali pravo da ih uzimate kao odbitke.
Kako ustanovljate dokaze? Kroz dobro vođenje evidencije, naravno. Ako imate evidenciju koja potkrepljuje te odbitke i troškove, ispunili ste svoje obaveze da imate teret dokazivanja za IRS. Ne uzimajte odbitke ili tražite dohodak bez dokumentacije koja potkrepljuje da imate teret dokazivanja.
03 - Izvorni dokumenti za računovodstvene časopise
Izvorni dokumenti za kupovinu za vaše poslovanje, kao što su otkazane čekove, primanja, kasete za kase i ostalo, su ono što napravite od vašeg knjigovodstvene knjige i zapisa dnevnika. Oni su i vaša dokumentacija za poreske olakšice za vaše poslovanje koje ste uzeli na kraju poreske godine. Izvorni dokumenti koji se čuvaju na pravi način mogu vam donijeti dug put uz dobar registar.
Originalni papirni dokumenti treba da se čuvaju sa knjigama na kojima snimate transakciju. Kao sigurnosna kopija, u slučaju požara ili druge katastrofe, svaki izvorni dokument treba skenirati u ispravnu računarsku datoteku i sačuvati na fleš disku.
04 - EFT i plaćanje vašeg poslovanja
Tehnologija menja način na koji koristimo naše poslovanje. Umjesto pisanja papirnih provjera za transakcije, često koristimo kreditne ili debitne kartice ili elektronski transfer sredstava (EFT) za plaćanje računa. Kako se osiguramo da u ovakvim okolnostima imamo odgovarajuće izvorne dokumente za IRS?
Ako koristite EFT ili kreditne / debitne kartice, koristite finansijske izveštaje koje izdaje vaša banka kao izvorne dokumente. Za EFT, izjava mora pokazati sljedeće: iznos prenijeti, ime i datum plaćanja, i datum kada je finansijska institucija prebačena na račun. Za kreditne / debitne kartice, izjava mora pokazati: iznos koji se naplaćuje, ime plaćnika, datum transakcije.
Dokaz o isplati samostalno ne znači da imate pravo na poreski odbitak. Vodite listove kreditnih kartica i fakture kako biste potvrdili svoj zahtev za odbitak.
05 - Dnevni i mesečni pregled primanja gotovine i isplata
Vaš dnevni i mjesečni gotovinski prijem i radni list za isplatu gotovine vredi svoje težine u zlatu. Sve što ste propustili u svojim računovodstvenim knjigama i časopisima, verovatno ćete ga naći ovdje. Ponovo će vam trebati izvorna dokumentacija. Isplate kao što su troškovi za telefonske i internetske usluge i za kamionske / auto troškove mogu se ovde preuzeti kao moguće poreske olakšice.
06 - obratite pažnju na vaš novac za novčane gotovine
Svaka transakcija koja se sastavlja iz sitnog novčanog fonda mora se tretirati kao isplata gotovine sa izvornim dokumentom. Neke mogu biti odbijene od poreza .
07 - Odseci za porez na zarade zaposlenih
Odbitak poreza na zarade zaposlenih je složen. Poreski vodič se uglavnom fokusira na ličnu porez, ali ovaj članak rezimira poreske implikacije poreza na posao zaposlenih. Držite neobično dobre zapise za svoje zaposlene.
08 - Koliko dugo treba voditi poresku evidenciju?
Prema Kodeksu o porezima na prihode, morate voditi evidenciju dok god je potrebno za upravljanje bilo kojim dijelom poreskog zakona.
Ako imate zaposlene, morate voditi evidenciju na period ne kraći od 4 godine. Da budete sigurni, vodite evidenciju zaposlenih za period od najmanje 7 godina. Ako dugujete porez, vodite evidenciju najmanje 3 godine. Ako posedujete imovinu, vodite evidenciju o tome dok ne istekne rok ograničenja za godinu u kojoj raspolažete imovinom u oporezivom raspolaganju. Ako ne prijavljujete prihod koji trebate prijaviti i to je više od 25% bruto prihoda poreske prijave, vodite evidenciju za 6 godina.