Saznajte o ključnim informacijama koje se nalaze u izvornom dokumentu
Zašto su važni izvorni dokumenti?
Izvorni dokument je od suštinskog značaja za knjigovodstveni i računovodstveni proces, jer je dokaz da je došlo do finansijske transakcije.
Ako se kompanija revidira, izvorni dokumenti podržavaju računovodstvene časopise i glavnu knjigu kao neosporni revizorski trag.
Čuvanje izvornog dokumenta za preduzeće je isto kao zadržavanje računa za stavke koje se odbijaju od poreza za vaše lične poreze. Ako se ti porezi revidiraju, oni daju dokaz da ste napravili te kupovine. Isto važi i za vaše poslovanje, ali u poslovanju, ne držite primanja samo za poreske odbitne troškove. Pratite originalna dokumenta za svaku finansijsku transakciju.
Koji izvorni dokumenti pružaju
Izvorni dokument opisuje sve osnovne činjenice transakcije, kao što je iznos transakcije, kome je izvršena transakcija, svrha transakcije i datum transakcije.
Evo nekoliko primera zajedničkih izvornih dokumenata:
- otkazani provjeri
- faktura
- prijem kase
- kompjuterski generisani račun
- kreditni podsetnik za povraćaj kupca
- radna vremenska kartica
- depozit
- nalog za kupovinu
Kako tretirati izvorne dokumente
Izvorni dokument bi trebalo da se evidentira u odgovarajućem računovodstvenom časopisu što je pre moguće nakon transakcije. Nakon snimanja, svi izvorni dokumenti trebaju biti podnijeti u nekoj vrsti sistema gdje se mogu preuzeti ako i kada su potrebni.
U određenim slučajevima, čak je važno osigurati lanac pritvora kako bi mogao utvrditi da li je izvorni dokument o kojem ste govorili ostali u vašoj kontroli.
Izvorni dokumenti vs. fotokopije
U većini slučajeva, fotokopije izvornih dokumenata su zakonski prihvatljive. Služba unutrašnjih prihoda, na primjer, prihvata fotokopije računa od 1997. godine, sve dok su čitljive, sadrže sve informacije prisutne u originalu i, u granicama procesa skeniranja, te informacije prezentiraju u obliku identičnom od original.
Prijem materijala koji je odredio kupljene predmete i plaćenu cenu, ali koji je skeniran bez imena dobavljača ne bi se kvalifikovao. Dokument koji je predstavio sve informacije u originalnom prijemu, ali koji su ponovo prepisani u Word ili Excel formatu takođe se ne kvalifikuju.
IRS standard - potpuna, čitljiva i precizna reprodukcija originala - je isti standard koji se koristi u mnogim preduzećima i vladinim agencijama. Međutim, druge institucije dodaju ove opšte uslove.
Na primer, Univerzitet u Vašingtonu prihvata samo zamjene originalnih fotokopija skeniranih sa minimalnom gustinom od 300 tačaka po inču (dpi) i predstavljene u PDF ili TIFF formatu; ne prihvata JPEG fotokopije.
Ako planirate skenirati računovodstvene ili pravne dokumente kako biste olakšali skladištenje, proverite kod odgovarajuće institucije da biste bili sigurni da će prihvatiti dokumente u formatu koji namjeravate koristiti.