Izdavanje ovih kartica zaposlenima znači da mogu da izvrše određene transakcije u ime biznisa i kasnije dostavljaju sve primanja glavnom finansijskom menadžeru na kraju svakog meseca. Kao kompanija, umesto izdavanja gotovinskih avansa svakom zaposlenom, kreditne kartice za korporacije se ispostavljaju kao najbolja opcija jer nećete biti uključeni u poteškoće davanja gotovine.
Međutim, pre nego što izdate korporativne kartice, morate postaviti mere predostrožnosti. Bez toga, postoji mogućnost da neki zaposleni zloupotrebljavaju poslovna sredstva . Rizik od neovlašćenih kupovina se povećava kada su korporativne kreditne kartice u njihovim rukama i nema zaštitnih mera. Kako bi se kontrolisao ovaj rizik, sljedeće politike će pomoći:
Na početku, postavite očekivanja
Prilikom izdavanja kartica, preporučljivo je postaviti i informirati sve zaposlene o onome što se od njih očekuje kada je u pitanju korišćenje kartice. Potrebno je uspostaviti politiku koja jasno objašnjava odgovornost vlasnika kartice, vrstu troškova na kojima se kartice trebaju koristiti i vrstu dokumenata koju treba dostaviti za svaki trošak.
Ovo je jedan od ključnih stvari koje svaka kompanija treba staviti na mjesto kako bi se suzbila kako korisnik kartice koristi karticu. Bez toga, vaše preduzeće će imati dodatne troškove koji nikada nisu bili budžetirani, što na duži rok povećava troškove vođenja poslovanja.
Uverite se da su pravila o kartama pravilno shvaćena
Kao što znamo, većina zaposlenih nema kulturu čitanja. To znači da ukoliko upišete korporativne kartice zaposlenih sa zakonskim detaljnim pravilima bez provere o tome kako ili šta se očekuje u vezi sa korišćenjem kartice, to neće pomoći jer mnogi od njih mogu koristiti karticu bez čitanja pravila.
Da bi se izbegao gornji scenario, dobro je organizovati sastanak sa zaposlenima i preuzeti ih kroz politiku. Nakon što se to uradi, bilo bi dobro da oni priznaju razumijevanje politike u pisanoj formi. To znači da u slučaju da zaposleni ide protiv onoga što politika navodi, moraju se preduzeti odgovarajuće mere.
Budite zainteresirani za trošenje
Ponekad većina zaposlenih ima tendenciju da ide protiv pravila i završi trošenje više nego što je navedeno u politici. S tim u Vašem umu, dobro je držati bliske uvjete korištenja poslovnih kreditnih kartica . Glavni finansijski službenik treba da obavesti nadzornike u svakom odeljenju da će im biti odgovoran nadzor nad radnicima sa karticama u tom odjelu.
Ovo će na neki način minimizirati zloupotrebu karata od strane zaposlenih. Kada zaposleni zna da postoji neko ko nadgleda potrošnju na karticu, oni će se plašiti da se uključe u zabranjene kupovine koje nisu navedene u politici.
Imaju zaštitne mere
Novac je ekonomski resurs, a samim tim i vrlo oskudan. To znači da kada zaposlenik zloupotrebi svoje privilegije za korišćenje kartice, teret se odmah prenese sa njih u kompaniju. Imajući ovo na umu, u redu je da ograničite potrošnju na svaku karticu.
Oni na rukovodećim pozicijama mogu dobiti više granice u poređenju sa onima u nižem rangu. Ova mjera je namenjena smanjenju rizika od neovlašćenih transakcija. Nikada ne treba nadmašiti ograničenje potrošnje i treba ga navesti u politici. Ukoliko neki zaposleni prelaze granicu, dodatni iznos mora biti odbijen sa platnog spiska plus kazna.
Uvek vodite godišnji pregled
Program kreditnih kartica kompanije mora biti pregledan iz godine u godinu. Ovo je zbog toga što se određeni zaposleni možda preselili iz jednog odeljenja u drugi i pošto svaki odeljenje ima određeni limit potrošnje, potrebno je izvršiti godišnji pregled programa.
Takođe omogućava i šefovima odeljenja da izdaju nove limite potrošnje u skladu sa odgovornostima svakog zaposlenog. Ako zaposleni radi u odeljenju koji više ne treba korporativnu kreditnu karticu, onda se on može ukloniti iz programa.
Povećajte efikasnost tako što ćete obaviti sledeće upite
Dobro je da imate nekoga ko nije deo vaše kompanije ili ne vlasnik kartice da izvrši sažetke transakcija u ime kompanije i da ih predate na kraju svakog meseca. Glavna svrha ove osobe će biti navođenje imena zaposlenih koji nisu blagovremeno objašnjavali i izjavili o korišćenju kartice.
Ovo je lak način da pratite koji se zaposleni pridržavaju smernica o kartici i koji nisu. Posle određenog vremenskog perioda, možete se odlučiti da izbegnete bič na onim vječnim držačima kartica koji uvek idu protiv politike, tako što ćete karte oduzeti privremeno ili čak trajno.
Ocenite Outliers
Zapamtite, korporativna kartica koja se izdaje zaposlenom treba koristiti samo na određenim stavkama koje su korisne za kompaniju i nikada se ne bi trebalo koristiti za kupovinu ličnih predmeta osim u hitnim slučajevima. Stoga postoji potreba za nadgledanjem svih troškova koje svaki zaposlenik koristi na kartici na kraju svakog mjeseca.
Ako jedan ili više zaposlenih koristi karticu na ličnim predmetima, treba izvršiti detaljnu procjenu kako bi se utvrdilo da li je to zbog vanrednog stanja ili ne. Ukoliko to nije hitan slučaj, onda se protiv vlasnika kartice treba preduzeti disciplinske mere. Nasuprot tome, ako je to bilo zbog vanrednog stanja, nastali troškovi moraju biti odbijeni od plata vlasnika kartice bez ikakvih disciplinskih mjera protiv njih.
Podijelite rizik
Vaša politika korporativne kartice treba da obezbedi da je korisnik zaposlenog lično odgovoran za sve balansere kreditne kartice na sopstveni rizik. Sa takvom politikom, preduzeće će morati samo nadoknaditi sredstva pojedinačnim vlasnicima kartica prema visini odobrenih troškova.
To je ono što nazivamo podela rizika između kompanije i zaposlenih. Ovo je dobar način da se pozabavite zaposlenima koji imaju tendenciju da kupe svoje lične stvari koristeći kartu jer će im biti dati samo iznos koji odgovara samo odobrenim troškovima.