Pobrinite se da prenesete poštovanje prema klijentima i drugim pozivalcima
Govorna pošta je postala standardni dio svakog poslovnog sistema telefonskog sistema . Ne samo da će znati kako napustiti profesionalnu telefonsku govornu poštu, već se pozitivno odražava na vašu kompaniju, važno je i za vašu profesionalnu sliku .
Svaki zaposleni koji koristi telefon kao deo svog posla treba da zna kako da napusti profesionalnu telefonsku poruku. Evo nekoliko savjeta za nove ili neiskusne zaposlene da napuste vrste profesionalnih, ljubaznih telefonskih poruka koje će se vratiti.
01 - Misli prvo
02 - Predstavite se
Počnite sa svakom govornom porukom upoznajući sebe, tako da primalac zna ko se zove odmah. Trebalo bi uključiti vaše puno ime i ime kompanije. Primjer: "Ovo je Džejn Doe iz kompanije X za Suzy Jones o vašem računu." Uverite se da znate kako da izgovorite ime osobe koju zovete, ne želite da ih vređate pre nego što razgovarate sa njima.
03 - Govori sporo
Govori lagano tako da osoba koja primi poruku može čuti svaku reč. Vrlo je frustrirajuće kada odete da preuzmete poruku samo da biste saznali da druga osoba govori prebrzo da bi se shvatila. Uverite se da ako ostavljate broj za povratni poziv, ponovite ga dvaput, tako da osoba može da ga uskladi.
04 - Govorite jasno
Govorite direktno u govornik vašeg telefona u jasnom i adekvatno moduliranom tonu glasa. Nemojte dr¾ati telefon između obraza i ramena tako da vam usta bude postavljen vrat; to je dobro dok pozivate ili dok zvoni telefon na drugom kraju, ali ne kada ste povezani.
05 - Neka bude kratko
Ne morate ostaviti svaki detalj na vašoj poruci govorne pošte . Većina poslovnih sistema za telefon ima jedan do dva minuta za poruke pre nego što prekine poziv. Ostavite kratak rezime razloga za vaš poziv i zatvarajte zahtev za povratni poziv.
06 - Završi profesionalno
Kao profesionalno poslovno pismo, završite davanjem kontakt informacija. Ako osoba nije upoznata sa vama ili imate problema da vas stavite, ponovite svoje ime i kompaniju zajedno sa najboljim načinom za vas. Ako već imate jak radni odnos, možda ćete moći da preskočite ponavljanje svog imena, ali ipak budite sigurni da ćete im dati najbolji broj da vas pozovu i kada ćete biti dostupni.
07 - Otpušten poziv?
Ako verujete da je vaša govorna pošta bila opuštena sistemom govorne pošte pre nego što ste završili, pokušajte ponovo i obavite tako što ćete reći osobi za koju verujete da je vaša prethodna poruka možda bila odbačena. Pokušajte da ga zadržite kratko; ne želite da se nalazite kao štetočina. Samo navedite svoje ime i ostavite svoj broj, sa pozdravom kao što je "Želim samo da budem siguran da imaš moju poruku, zvučalo je kao da smo isključeni. Hvala!"
08 - Vježite se i testirajte sami
Ako niste sigurni ili osećate nervozu zbog ostavljanja poslovnih poruka, e, vežbajte sa prijateljem ili kolegom. Ostavite im uzornu poruku govorne pošte i pitajte ih za kritiku: Da li vi previše brzo govorite ili ste inače teško razumjeti? Možda je čak vredno ostaviti sebi govornu poštu da sasluša kako zvučiš.