Razgovarati o poslovnim sistemima telefonskih sistema o kojima se govori ovde su kancelarije sa deset ili više ljudi.
Koje karakteristike će vam trebati
Karakteristike koje donose vrednost vašem poslu i povezuju vaše poslovanje sa svetom će povećati ukupne troškove telefonskog sistema.
Prodavac telefonskog sistema će pokušati da vam proda sve zvona i pištaljke (to je njihov posao), ali morate pogledati svaku osobinu i odlučiti da li će to dodati vrijednost vašem preduzeću ili vam uštedjeti novac.
Osnovne karakteristike
Evo nekih od najčešćih karakteristika koje su dostupne na poslovnom telefonskom sistemu. Svaka brend je drugačija, zato zamolite prodavca da dobije potpunu listu opcija.
Autoputnica obično zauzima mesto recepcionera prezentacijom pozivaoca sa listom opcija za usmeravanje poziva (npr. "Pritisnite 3 da biste razgovarali sa nekom u prodaji"). Takođe može dozvoliti pozivalcima da direktno pozovete produžetak stranke.
- Konferencijske funkcije omogućavaju da se dva ili više ekstenzija povezuju sa udelom u razgovorima. Obično je podrazumevana dva. Ako vam je potrebno više od dva, pitajte šta je maksimalan broj učesnika. Neki sistemi dozvoljavaju samo interne ekstenzije. Ako želite eksterne konferencijske pozive, pitajte i za to.
- Automatizovani direktorij dozvoljava pozivalcima da potraže produžetak zaposlenog unosom prvih nekoliko slova njihovog imena.
- Govorna pošta omogućava ostavljanje poruka zaposlenima koji nisu dostupni ili su na telefonu. Neki sistemi mogu prenijeti poruke govorne pošte na e-poštu zaposlenog i omogućiti posebnoj opremi za glasovnu poštu nezavisnih proizvođača da se suši sa svojom opremom. U zavisnosti od cene, ovo bi vam uštedelo novac.
- Poziv na čekanju je mogućnost stavljanja poziva na čekanje dok korisnik pristupa drugim pitanjima. Obično je uključen u sistem.
- Preusmeravanje poziva korisniku omogućava mogućnost prosleđivanja svih poziva drugom ekstenziju ili privremeno glasovnom poštom.
- Brzo biranje čuva često korišćene brojeve telefona i omogućava korisniku da je birati pritiskom na dugme ili dva. To je korisno čuvanje vremena za često pozvane brojeve.
- Ponovno biranje omogućava da poslednji broj pozvani na ponovno pozivanje sa dodirom dugmeta.
- Paging omogućava korisniku da govori preko sistema za javnu adresu da pozove zaposlenika ili da obaveštava.
- Music on Hold daje vašim pozivalcima nešto za slušanje dok su na čekanju. Može biti muzika ili prepisana poruka koja reklamira vašu kompaniju.
- Back Up Power će obezbediti alternativni izvor električne energije od 10 do 60 minuta u slučaju nestanka električne energije.
Napredne funkcije
Napredne funkcije će dodati značajne troškove ukupnom sistemu i dodati tekući trošak tokom vijeka sistema. Međutim, to bi moglo da se nadoknađuje smanjenom uslugom kupca i prednostima uštede vremena koje donose.
- Funkcija daljinske lokacije omogućava jednostavne veze sa osobama na licu mesta ili malim udaljenim uredima jednostavnim biranjem internog ekstenzija.
- Find Me / Follow Me omogućava korisnicima da prosleduju svoj telefon na zahtev drugom telefonu, mobilnom telefonu, kućnom telefonu, sekretaru itd.
- Računarska telefonska integracija (CTI) omogućava telefonskom sistemu interakciju sa računarskim sistemom. Primeri uključuju mogućnost korisnika da klikne na broj telefona na ekranu i da telefonski sistem automatski bira broj (smanjuje pogrešne brojeve i štedi vreme); ili prenošenje broja telefona kupca na računar kada pozivaju kako bi povukli račun klijenta i prikazali ga na ekranu za zaposlenika prije odgovora na telefon. Ova opcija je veoma skupa.
Koliko bi sistem trebao biti
Sledeće pitanje koje treba da odgovorite je gde želite telefone. Sledeća lista identifikuje zajednička mesta na kojima ćete želeti da pronađete telefonsku ekstenziju:
- Recepcionar
- Svaka kancelarija
- Faks uređaj
- Termini kreditnih kartica, portovi podataka
- Konferencijska sala
- Prodavnica / skladišni pod
- Javna područja (čekaonica, hodnici, ulazni putevi, itd.)
Zatim ćete morati da odredite koliko će istovremenih telefonskih poziva dolaziti i napustiti kancelariju. Ukupan broj dolaznih i odlaznih poziva u svakom trenutku je broj linija (ili kanapa) koji će vam trebati.
Zajedničke konfiguracije su 3, 8, 12, 16, 24 ili 48 linija. Veći sistemi imaju priključke za proširenje, tako da možete dodati više linija kasnije. Ne zaboravite da odgovorite za budući rast (25% nije neuobičajeno). Važno: ako podcenjujete ovo, pozivalci će dobiti signal zauzet ako su sve linije u upotrebi.
Pronalaženje prodavca telefonskog sistema
Pronalaženje dilera nije teško. Prvo, možete pretraživati Veb za "Telefonsku opremu i snabdevanje" kako biste pronašli dilera blizu vas.
Sajmovi za poslovnu i poslovnu tehnologiju su takođe dobra mesta za početak. Ne samo da ćete moći da upoznate ljude prodaje i podrške, već ćete moći da isprobate i sistem.
Konačno, najbolji način je postaviti pitanja. Pitajte ljude koji znate ko posluje u kancelariji. Takođe možete dobiti i procjenu kvaliteta opreme i nivoa usluga koji je pružen.
Izračunavanje ukupnog troška
Ukupni troškovi sistema će se sastojati od sljedećih komponenti:
- Osnovna jedinica / sistem je jedinica koja kontroliše celokupnu telefonsku infrastrukturu. Cena zavisi od broja funkcija koje imate, broja telefonskih kompleta sa kojim se može rukovati, kao i broja linija koje dolaze od telefonske kompanije.
Slušalice / Desk setovi su jedinice koje se nalaze na stolovima ili su pričvršćene na zid. Oni dolaze u nekoliko različitih stilova, mogućnosti i cijena. Cijene mogu biti od $ 70 do $ 1,000. Primeri uključuju: Osnovne (najjeftinije), Mid-level, Executive / High-End, Set receptora (najskuplje) i Jedinica za konferenciju. Ostale opcije uključuju handsfree slušalice i bežične veze. Većina telefona je zaštićena i radiće samo sa baznim sistemom od tog proizvođača. Ako zamjenjujete postojeći telefonski sistem, trošak svih novih telefona (ako promijenite brendove) može dovesti do nadogradnje na sljedeći viši model jedino dostupno rješenje koje imate.
- Ožičenje je krvni sud organizacije i ne sme biti marginalizovano. Ako gradite kancelariju, instalirajte dodatne provodnike i posude u bilo kojoj oblasti za koju mislite da vam je možda potreban telefon u budućnosti. Trošak će biti dio troškova ako se morate vratiti kasnije i probiti rupe u plafonima i zidovima. Ako ga instalirate u zgradi sa postojećim ožičenjem, od prodavca proverite ožičenje za kompatibilnost pre nego što potpišete ugovor.
- Instalacija i početna konfiguracija će biti najduže deo projekta. Telefonski sistemi ne rade izravno iz kutije i najverovatnije će ih morati instalirati i inicijalno konfigurisati od strane obučenog tehničara. Da biste ustali i pokrenuli što je brže moguće, uverite se da je ovo uključeno u ugovor. Ostale opcije koje se mogu pregovarati su održavanje, buduće modifikacije i obuka za vaše zaposlene.
Donošenje konačne odluke
Konačna odluka počiva na vašim ramenima. Prodavci telefonskih sistema mogu biti agresivni, ali zapamtite da ste vi "korisnik" i da ste glavni. Da biste dobili najbolju cenu za sistem koji želite, isporučite svoje zahteve većem broju kompanija i dozvolite im da ponude ponudu za projekat. Pobrinite se da dobijete detaljan prijedlog koji pokriva sve oblasti navedene gore.
Nećete vratiti upoređivanje jabuka-jabuka, pa zamolite da se troškovi funkcija navode odvojeno (ili detaljno, ako su uključeni kao paket funkcija). Ovo će vam omogućiti da odredite šta izaziva razlike u cenama. Ako još uvijek niste sigurni za jasnog lidera, zatražite da vidite demo na postojećoj lokaciji klijenta. Na kraju, uporedite predloge i izaberite onaj koji odgovara vašim potrebama, omogućava rast i, što je najvažnije, najjednostavnije.