Lekcije naučene u planiranju i izvršenju događaja majke na Y-ME-u
Planeri posebnih događaja - naročito oni u neprofitnom svetu - znaju da je organizovanje događaja za prikupljanje na otvorenom izvanredna ideja. Ovakvi događaji, kao i druge ideje za prikupljanje sredstava za zajednice, zahtevaju da planiranje za naredni godišnji događaj započne odmah nakon završetka ovogodišnjeg događaja prikupljanja sredstava . Važno je objasniti događaj i raspraviti o tome šta se desilo i šta bi moglo biti poboljšano, dok je događaj i dalje svež u umovima tima.
Diskutovanje o uspesima i poboljšanjima osigurava da se te mogućnosti mogu uključiti ili poboljšati za naredni godišnji događaj. Takvo proaktivno planiranje takođe dodaje vrednost za sponzore. I, neizbežno, svi uspešni hodnici u zajednici se nadaju da rastu i šire iz godine u godinu.
Važno je ostati fokusiran na primarni cilj održavanja takvih događaja: prikupljanje sredstava. Za one koji su planirali događaj koji su prethodno držali hodanje u zajednici, jedno od najvažnijih vremena za planiranje se zapravo dešava nakon završetka šetnje. Da bismo saznali više o mnogim aspektima planiranja i sprovođenja šetnje za prikupljanje sredstava u zajednici, mi ćemo se pozabaviti pogledom događaja majčinog događa organizovanog od strane Čikaške organizacije za obradu raka dojke Y-ME.
Prihvatanje fundusa za rak dojke Y-ME majke
Y-ME su osnovali dva preživela od raka dojke 1979. godine. Neprofitna organizacija bila je najpoznatija po svom višezialnom Nacionalnom programu za rak dojke za rak dojke.
Program je postao poznat kao jedina 24-satna besplatna telefonska linija u kojoj su u potpunosti zaposleni preživjeli od raka dojke koji su obučavali vršnjačke savjetnike. Ali organizacija je takođe organizovala godišnju šetnju prikupljanja sredstava na dan majke, koja je podržala svoje programe i usluge. Nazad U 2007. godini, Y-ME je podigao više od 7 miliona dolara sa skoro 43.000 šetača iz 12 gradova.
Do 2008. godine učestvovalo je 15 gradova. Nažalost, Y-ME je zatvorila svoja vrata u 2012. godini, ali naslijeđe njegovog godišnjeg prikupljanja sredstava ostaje velika studija slučaja za planere neprofitnih događaja.
Veći deo uspeha Y-ME-a za prikupljanje sredstava može se pripisati organizovanom pristupu planiranju i pratiti najvažnije ciljeve. Liz Klug, bivši direktor specijalnih događaja, rekla je nakon rekordne 2007. godine: "Imamo plan za razne tačke u vremenu tokom procesa planiranja. Tako ćemo preduzeti korake da promovišemo najkritičnije tačke na vreme kako bismo bili sigurni da smo uspešni. Na primjer, u gradu u kojem prvi put možemo biti domaćin događaja, moramo se fokusirati na sigurnost da imamo sjajno mesto i lokaciju gdje će ljudi željeti da se vrate. Putem puta, možemo se fokusirati na koje kafane ćemo odustati od brošura. "Hajde da pogledamo kako su Klug i Y-ME tim za planiranje događaja organizovali takav uspešan događaj.
Planiranje Korak 1: Analiza brojeva
Održavanje šetnje u zajednici ili sličan događaj zahtijeva okupljanje nekoliko različitih konstitutivnih ciljeva, ali na kraju, udruženje ili dobrotvorna organizacija koja organizira događaj to radi kako bi prikupila novac za svoj uzrok.
Prema tome, prvi korak u planiranju sledećeg događaja se dešava kada se trenutni događaj završi, a većina tog dela okružuje "brojeve".
"Blizu smo pogledali brojeve nakon završetka događaja", objašnjava Liz Klug, "Upoređivali smo kako smo to radili ove godine u odnosu na prethodnu [godinu]. Pogledali smo iskustvo učesnika. Ocenili smo naše kategorije sponzorstva. Odgovorili smo na bilo kakve trenutne e-poruke o događajima. "Planeri događaja će takođe preduzeti hitne korake kako bi se uverili da će svi koji su uključeni u ovogodišnji događaj nastaviti iduće godine.
Klug je takođe otkrio detalje. U svojim procenama, ona je sve posmatrala od broja dobrovoljaca koji su učestvovali u količini distribuiranih majica. Zatim bi se pitala da li joj je potrebno više ili manje za sledeću godinu.
Planiranje vremenske linije
Za one koji organizuju šetnju za prikupljanje sredstava za zajednice, važno je znati koje korake treba raditi u raznim vremenima.
Većina neprofitnih organizacija nema luksuz mnogih ljudi i članova odbora volontera da bi uspeli da uspostave događaj. Međutim, planeri prepoznaju da moraju biti sigurni da blisko sarađuju sa gradskom gradonačelničkom službom i odeljenjem za javne radove kako bi se događaj održao u javnom kalendaru.
Klug sugeriše da je prvi korak nakon analize prošlogodišnjih brojeva da se fokusira na zapošljavanje preduzeća. Ako događaj nije novi program, važno je da odmah nakon završetka ovogodišnjeg događaja stičete korporativnu podršku za naredni godišnji događaj. "Mi smo se fokusirali na obnovu sponzorstva kada smo izveli izveštaj o završetku događaja", kaže Klug. Takođe nudi sljedeće značajke za planere koji su zainteresovani da organizuju hodanje u zajednici kao događaj prikupljanja sredstava:
- Identifikovati korporativne sponzore
- Izradite programe za pješački tim
- Odredite aktivnosti događaja
- Započnite zapošljavanje
- Završiti logistiku događaja
- Držite događaj
- Držite događaj "hvala"
- Procijenite i započnite sljedeći događaj
Y-ME bi takođe angažovao i spoljnu logističku kompaniju koja će se baviti mnogim svojim logističkim zahtevima. Ali jedan od najkorisnijih je bio implementacija online sistema registracije.
Uspešan sistem registracije sistema
Y-ME je brzo saznao o važnosti korišćenja Interneta za online registraciju i od tada se snažno zalagao za korištenje tehnologije za online registraciju i prikupljanje sredstava.
Oni su uložili u sistem za upravljanje konstitutivnim odnosima na Internetu koji će služiti kao njihova veb lokacija. Ovakav sistem služi kao lična veb stranica za volontere koji će personalizovati žalbe za donacije i drugo učešće. On prikuplja informacije u jednu bazu podataka i služi kao alat za hodanje kapetana tima kako bi podstakli svoje članove.
Učesnici na mreži porasli su sa 4.000 na 11.594. Online donacije su povećane sa 5.000 na 19.650. Ekipa Y-ME verovala je da je doprinela postizanju cilja od 2,35 miliona dolara, a kao bonus, tehnologija je smanjila administrativne troškove za oko 20,000 dolara.
Takav sistem može takođe poslužiti kao važan komunikacioni alat koji omogućava organizaciji da prati i nastavi da uključuje konstituente izvan samog trka.
Vremenska linija trke
Obilasci u zajednici najčešće se zakazuju ujutru. U zavisnosti od složenosti signalizacije i lokacije, podešavanje za događaj obično počinje već nedelju dana pre događaja, pri čemu se većina aktivnosti odvija par dana pre šetnje.
Kada bi Y-ME planirao svoj godišnji događaj prikupljanja sredstava, tim bi obično pokušao ograničiti područje gdje su držali šetnju, tako da nije zahtijevalo značajno vrijeme resursa za izvršenje određenih operativnih zadataka kao što je zatvaranje ulica. Njihova hoda je uglavnom nekonkurentna, tako da pomaže i da ne moraju da razmatraju uslove koji su potrebni za konkurentnije okruženje.
Raspored samog dana trke obično se odvijao na sledeći način:
- Dolazi ekipa za planiranje događaja (2,5 sata pre šetnje)
- Dobrovoljno prijavljivanje (2 sata prije hodanja)
- Sponzor Check-In i Setup (2 sata pre hodanja)
- Počinje registracija (1,5 sata pre šetnje)
- Podešavanje startne linije (30 minuta pre hodanja)
- Svečano otvaranje (10 minuta pre šetnje)
- Trka počinje
- Počinje glavna pozorišna zabava (počinje 1 sat nakon šetnje)
- Zvanične glavne pozorišne zabilješke (nakon završetka šetnje, po satu od 1.5 sati)
- Program zvanično završava (počinje 3 sata nakon šetnje)
- Počinje raspad događaja (nakon događaja zvanično završen)
Savjeti za planiranje zajedničke hoda ili pokreta
Za one organizacije koje su zainteresovane da održe zajedničku šetnju ili trčanje po prvi put, Klug nudi nekoliko sugestija koje će pomoći da se obezbedi uspešan događaj .
- Počnite sa toplim vodovima, uključujući dobro povezane volontere, sponzore ili veliki tim. Definišite mjerljive ishode.
- Ocenite događaje takmičara u vašem gradu / mestu kako biste identifikovali najbolje prakse i oblasti za poboljšanje.
- Radite sa gradskim gradonačelnikom i okružnim parkovima kako biste razgovarali o potrebnim dozvolama i logistici događaja: vrijeme, lokacija, broj učesnika. Uverite se da ste spremni za te sastanke.
- Razumite svoj budžet i vodite računa da zadržite svoje operativne troškove na 25-30% za novi događaj. Neke humanitarne organizacije će težiti za 15-20% ukupnih troškova.
- Sigurni sponzori koji apsorbuju 100% operativnih troškova vašeg događaja.