Kako napisati efektivno dopunsko pismo prijedloga grantova

Napravite kratak poziv

Iako će vam hrabrost vašeg prijedloga za grant odobriti najviše vremena i energije, nemojte kratko promijeniti svoje dopisno pismo. Pažnja na manje tačke stavljanja paketa predloga može napraviti ili prekinuti zahtev za finansiranje. Nemojte isključivati ​​svog ponuđača sa neurednim slovima.

Mim Carlson i Tori O'Neal-McElrath, autori Winning Grants, Step by Step , ističu da bi ovo pismo trebalo da:

Kada uključite pokriveno pismo?

Koristite propratno pismo za prijedloge korporacijama i fondacijama, ali ne i za državne i državne grantove. Oni donosi samo ono što traže. Retko traže pismo.

Atributi dobrog slova

Vaše propratno pismo treba da bude:

Beverly A. Browning, autor Grant Writing for Dummies , sugeriše da napišete ovo pismo pošto ste završili čitav predlog i kada ste u reflektivnom raspoloženju. Browning kaže:

"Pošto vi smatrate svoje veliko dostignuće (završeni zahtev za finansiranje), pustite kreativnu, desnu stranu vašeg mozga da udare i povežete svoja osećanja ostvarenja sa osobom koja će pomoći da se vaši planovi ostvare."

Oblikovanje vašeg naslovnog slova

Pratite ove osnove i ne možete pogrešiti:

  1. Upotrijebite memorandum organizacije. Stavite isti datum na naslovno slovo koje se nalazi na popunjenoj aplikaciji za grant. To je datum kada ćete poslati prijedlog granta davaocu. Korištenje istog datuma čini sve dokumente u vašem prijedlogu paketa konzistentnim.
  1. Za unutrašnju adresu (ide na vrh slova) koristite ime i naslov organizacije za osnivanje ili korporaciju, a zatim ime, adresu, grad, državu i poštanski broj izvora finansiranja. Dvostruko proverite ove informacije putem telefonskog poziva ili e-pošte. Ove informacije se često menjaju, pa se uverite da imate trenutno ime i adresu. Takođe, prilikom podnošenja elektronske aplikacije za grant , možda nećete znati određeno ime.
  2. U vašoj pozdravi koristite "Dragi" plus lični naziv (gospodine, gospođo, gospođa, dr., Gosp., Itd.), A zatim prezime. Od presudnog je značaja da uputite pismo određenoj osobi. Pozovite fondaciju ili korporativnu kancelariju kako biste bili sigurni da imate pravu osobu i ispravan lični naziv. Ovi detalji možda izgledaju nevažni, ali im je važno.
  3. Vaš prvi paragraf bi trebao biti kratak i fokusiran. Predstavite svoju organizaciju (njeno legalno ime) i obavestite ponuđača koliko novca tražite i zašto. Uvrstite rečenicu ili dvije o tome šta vaša organizacija radi, a zatim uključite jednu istraživačku tačku koja pokazuje da postoji potreba za vašom organizacijom.
  4. Napišite jedan ili dva dodatna para. Navedite svrhu vašeg projekta i kako se uklapa sa prioritetom finansijera ili prioritetima finansiranja. Uključite činjenicu da vaš odbor direktno podržava projekat.
  1. Završite svoje pismo sabirnim paragrafom. Dodajte šta ovo partnerstvo za finansiranje može značiti za ciljnu publiku vašeg projekta. Možda želite da uključite i poziv za posetu lokaciji.
  2. Koristite zatvaranje kao što je "S poštovanjem".
  3. Pismo treba potpisati od strane izvršnog direktora ili predsjednika odbora ili oboje. Ispod potpisa ukucajte ime potpisnika, srednji inicijal, prezime i naziv zadatka. Iako bi predsednik ED ili predsednik odbora trebalo da potpišu pismo, uključite kontakt informacije za najbolju osobu da odgovore na pitanja na kraju poslednjeg paragrafa.
  4. Na dnu slova uključite reč "ENCLOSURE" (u svim kapicama).

Koliko dugo treba biti naslovno slovo?

Većina stručnjaka sugeriše da ograničite svoje pismo na jednu stranicu sa tri ili četiri paragrafa. S obzirom da čitatelj ima čitav prijedlog za preusmeravanje, ne želite da ga učinite nestrpljivim time što ćete pročitati dugo pismo.

Ton i specifičnosti vašeg dopisa mogu se razlikovati u zavisnosti od toga da li ste pozvani da podnesete potpuni prijedlog nakon slanja Ankete o upućivanju (LOI) , ili ako je ovaj projekat prvi pristup vaše organizacije ovoj konkretnoj temi.

Uzorkovno pismo

Mary Smith, PhD
Programski službenik
Fondacija za zajednice
4321 Zajedno Lane
Neki grad, YZ 55555

Dragi dr Smit:

Neki gradski viši centar sa poštovanjem zahteva grant od 50.000 dolara za naš Pilot projekat za proširenje zajednice Senior Latino.

Kao najveći viši centar u bilo kojoj županiji, koji služi preko 450 starijih svakodnevno, svjesni smo promjene demografskih podataka u našoj oblasti usluga. I posvećeni smo razvoju i prilagođavanju našeg centra kako bi zadovoljili nastajuće potrebe. Pilot projekat "Senior Latino Community Outreach Community" će nam omogućiti da pilotimo jednogodišnji napor da utvrdimo da li naš centar može efikasno:

Naš odbor direktora je entuzijastičan za ovaj program i željan je da ga pokrenemo, kako bismo postali najklupljeg i najkvalitetniji centar za seniore u svim našim zajednicama kojima su potrebne ove usluge. Da li na kraju naše pilotne godine nađemo da je ovaj program u stvari uspešan, naš odbor se obavezao da deo godišnjih troškova projekta uključi u naš godišnji operativni budžet tako da program postane integralni dio naših osnovnih usluga .

Kroz ovaj projekat Centar će postati primarni referat koji će dobiti Health Access Latinos, Families of Any County i tri klinike u zajednici u krugu od petnaest milja od našeg centra. Takođe ćemo prihvatiti preporuke starijih koji govore španski iz bilo koje druge agencije u našoj neposrednoj službi.

Hvala vam na razmatranju našeg zahtjeva. Pratit ću vas sledeće nedelje kako biste odgovorili na sva pitanja koja biste imali, kao i da saznate da li ćemo se sresti sa vama da razgovaramo o meritumima našeg predloga. U međuvremenu, ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno kontaktirajte Connie Jones, našeg direktora za razvoj, na (555) 555-5555, x555, ili cjones@scsc.org.

S poštovanjem,

Jane Lovely

Izvršni direktor

ENCLOSURE

* Prepisano pismo (sa modifikacijama) uz dozvolu Winning Grants, Korak po korak , Drugo izdanje, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.

3 načina za preklapanje pokrivenog slova

  1. Pisanje previše. Propratno pismo nije disertacija, niti je to potpuni predlog. Držite ga kratko i do tačke Savet: Da li je neko drugi pročitao. Da li ih razumeju?
  2. Koristeći velike reči . Ako ste bili u diplomskoj školi, naučili ste da pišete na komplikovan način. Ne radi to ovde. Ne pokušavate da impresionirate nekoga vašoj erudiji. Samo želite da kažete svoj slučaj što je prirodnije moguće. Ako ne znate kada previše komplikujete svoje pisanje, koristite aplikaciju kao što je Hemingway. To će vam reći kada vam je rečenica teško čitati i kada ste previše riječni.
  3. Pravljenje gramatičkih grešaka . Ako niste sigurni u svoju gramatiku, nemojte rizikovati. Koristite gramatičku proveru u WORD-u, i takođe pokrenite svoj nacrt kroz aplikaciju kao što je Grammarly. Postoji besplatna verzija, ali plaćena verzija ide dalje od tipične neophodne gramatičke provere.

Kako možete da izdržite svoje naslovno slovo?

Sad to reći, ali vaš prijedlog za grant može biti među stotinama ili hiljadama koje će tipična fondacija vidjeti tokom prosječne godine. Vaše dopisno pismo može učiniti razliku u tome što će seći na sledeći korak ka finansiranju. Ali kako to možeš da istakneš?

Pa, ne pokušavaj ništa "slatko". Funkcioneri Fondacije neće biti impresionirani. Ali možete uključiti paragraf o tome zašto je vaša organizacija najbolje što može ostvariti ovu misiju. Pregledajte svoje organizacije za konkurenciju i procenite kako i gde se nadate. To može biti u snazi ​​vašeg osoblja i volontera, vaše iskustvo sa ovim konkretnim problemom ili podrška zajednice koju uživate.

Ne morate navesti imena takmičara ili ih kritikovati. Samo istaknite svoje snage. Ovo bi bilo dobro vrijeme da se konsultujete sa drugima oko kancelarije. Povucite nekoliko ljudi zajedno i razmislite o tome kako se vaša neprofitna kompanija odlikuje.

Resursi:

Priča o pričama za Grantseekers , Drugo izdanje, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Kupovina iz Amazona.

Pobednički grantovi Korak po korak: Kompletna radna sveska za planiranje, razvijanje i pisanje uspešnih predloga, 4. izdanje, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Kupovina iz Amazona

Grant Pisanje za Dummies , 5. izdanje, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Kupi od Amazon

Nazad na Kako napisati Predlog Granta.