Šta raditi prije nego što odete na praznike
Priprema vaše kancelarije pre zatvaranja za praznike zahteva pažljivu pripremu. Odgovarajuće poruke će osigurati da vaši kupci, proizvođači i zaposleni mogu da planiraju zaustavljanje i to znači da nećete morati da se bavite puno ljutih žalbi pre i posle pauze. To treba učiniti za bezbrižan odmor i zasluženi odmor.
Evo jednostavne kontrolne liste koraka, od podešavanja praznih poruka do resetovanja termostata, koji će učiniti da se vaš odmor zatvori glatko i profitabilno.
01 - Obavestite zaposlene, kupce i prodavce
Možete obavestiti klijente putem svoje web stranice i automatizovanog pratioca na vašem telefonskom sistemu.
Dobavljači (naročito oni sa ponovljenim rasporedom isporuke) trebaju biti obavešteni putem e-pošte, telefona ili redovne poštanske pošte.
02 - Obavestite osoblje ili usluge obezbeđenja
Obavestite svoje osoblje ili sigurnosnu službu o vašim predstojećim datumima zatvaranja. Pobrinite se da vaši provajderi sigurnosti imaju ažuriranu listu za hitne kontakte koji sadrži kontakt podatke, uključujući i brojeve telefona, za vas i ključne zaposlene. Treba znati koga da kontaktiraju u slučaju bezbednosnog pitanja čak i kada je kancelarija zatvorena za posao, a ko je ovlašćen da bude u zgradi tokom zatvaranja.
03 - Promenite automatizovani pozdrav od prisutnih
Nedelju ili dva prije zatvaranja snimite automatizovani pozdrav na vašem telefonskom sistemu koji objašnjava da će kancelarija biti zatvorena duže vrijeme. Uključite datum kada ćete se zatvoriti i kada očekujete ponovno otvaranje. Pre nego što odete, zabeležite drugi automatski pozdrav koji naglašava kada ćete se vratiti i, kada je to prikladno, kome će pozivalci uputiti bilo kakve upite u vašem odsustvu.
Ako pružate hitne usluge, kao što su grejanje i hlađenje, vodoinstalacije ili druge bitne usluge za kupce, obavezno obavijestite svoje pozivalce kako da dođu do službe za odgovor na pozive ili vašeg mobilnog telefona u slučaju nužde.
04 - Obavestite službu za odgovor
Obavestite službu za odgovor na datum kada će se kancelarija zatvoriti, a ažurirajte listu kontakata sa brojevima zaposlenih koji će biti na pozivu. Pobrinite se da znaju koga treba kontaktirati u određenim situacijama; na primer, ne želite da se menadžeri najvišeg nivoa upozoravaju u slučaju problema sa isporukom.
05 - Promenite Pozdravne govorne pošte
Ako vaš telefonski sistem dozvoljava zaposlenima da primaju spoljne pozive na njihovim stolovima, uputite ih da zabeleže poruku "zatvoreno za praznike" ili "van kancelarije" pozdravne govorne pošte koja pruža pozivalim bitnim detaljima o zatvaranju. Zaposleni bi trebalo da dozvole pozivalim kada se vrate u kancelariju i šta da rade ako im treba hitna pomoć dok je kancelarija zatvorena. U većini slučajeva ne želite da zaposleni daju lične kontakt informacije.
06 - Smanjite termostat, isključite kancelarijski uređaj
Uštedite energiju i novac postavljanjem ili reprogramiranjem kancelarijskih termostata tokom isključivanja. Bićete iznenađeni uštedama troškova koje možete dobiti i to može biti dobra prilika za PR; pokažite da je vaša kompanija posvećena očuvanju resursa.
Takođe možete uštedjeti energiju i novac tako što ćete isključiti sve nepotrebne kancelarijske uređaje, uključujući radna svetla, kopirere, štampače i računare.
07 - Backup Servers
Ako imate računare i servere, uverite se da ciklus rezervne kopije radi pre i nakon isključivanja. Smanjite izloženost nesreći raspoređivanjem offsite rezervne kopije za rani pickup, umesto da čekate da se preduzeće ponovo otvori. Ovo je oblast u kojoj želite da imate jasna uputstva za koga ćete kontaktirati u slučaju problema, pa budite sigurni da je vaša telefonska služba pravilno obaveštena.
08 - NE isključite
Postoji neka kancelarijska oprema koju ne treba isključiti, uključujući:
- Fax machines
- Telefonski sistem
- Serveri i sistemi rezervne kopije
- Rashladne jedinice
- Sigurnosni sistemi