Poslato iz desk (Insert Name)
S vremena na vrijeme ću dobiti e-mail od advokata koji šalje e-poštu u ime svog stola. Evo nekoliko problema sa tim pristupom e-pošti.
Prvo, indeks Indeksa prijema većine sistema e-pošte neće prikazati neko dugo ime. Većina ljudi će videti samo deo "iz stola", a možda i nekoliko slova imena osobe. Što je još važnije, izgleda da je glupo i malo pretenciozno. Stol ne šalje e-poštu. Ako advokat pošalje e-poštu, trebalo bi da bude na njegovo ime.
Fancy Effects
Neki advokati vole da budu kreativni sa pojavom svojih e-poruka. Pre neki dan sam video blokove potpisa advokata i za trenutak sam mislio da imam problema sa vidom. Ispostavlja se da su zamućena pisma namerna. Specijalni efekti mogu izgledati zabavne, ali sve što čini reči teško čitati je loša ideja. Naročito ako je teško čitati ime advokata i adresa e-pošte.
Još gore od specijalnih efekata na pisma je kada advokati prepliću svoje e-poruke sa umetničkim radovima ili fensi grafikom. Zbog toga se poruka usporava za preuzimanje, sporije za otvaranje i još više problema za čitanje.
Cilj e-pošte je komunikacija informacija, a ne umjetnička vještina. Pojednostavi.
Nema blokiranja potpisa
Nije teško postaviti blok automatskog potpisa u većini email sistema. Ne mora biti komplikovano, a mišljenja se razlikuju u pogledu količine informacija koje treba uključiti u blok za potpis. Neki advokati pretvaraju svoje e-pošte u mini reklame koje izlaze na svaki e-mail, dok drugi imaju veoma minimalistički pristup samo sa imenom i adresom e-pošte ili telefonskim brojem.
Većina je stavila neku vrstu obaveštenja o privatnosti ili pravnu zabranu na dnu nožice. Sve ovo je prihvatljiva upotreba blok signala za e-poštu. Ono što nije prihvatljivo je slanje e-poruka koje ne identifikuju pošiljaoca. Primalac e-pošte ne bi trebao pogađati ko je poslao e-poruku. Advokati treba jasno da se identifikuju u svakoj komunikaciji koju šalju, a ako je advokat pametan, e-pošta će uključiti i obaveštenje o privatnosti.
Pisanje e-poruka dok je besan
Jedna od prednosti starih sistema slanja pisama ljudima bila je to što je urađen interval "hlađenja" između kada će biti napisano pismo i kada bi zapravo otišao do primaoca. Ako je advokat sama sam napisao pismo, ipak bi bilo vjerovatno da sedne za stolom nekoliko sati pre odlaska u poštu. Ako je to bilo diktirano, do trenutka kada je sekretarica završila sa pisanjem, advokat je možda prevazišao ono što ga je učinilo tako ljutito na prvom mestu.
Ta zaštita ne postoji u elektronskoj pošti. Sa e-poštom, advokat može u roku od nekoliko sekundi otpustiti ljutu poruku od onoga što je izazvalo bes. 99.99% vremena će biti loša ideja. Niko ne misli najčistije kada ga goni ljutnja. Uradite nešto drugo i vratite se na problem koji se dogodio kasnije kada se neko besa raspršio.
Moglo bi se napraviti razlika između držanja ili gubitka klijenata, prijatelja i novca.
Ne pravi pravovremene odgovore
Neki advokati smatraju da se stara "pravilo od pet dana" za odgovor na poslovnu korespondenciju odnosi i na elektronsku poštu. Ne. Bez obzira koliko je to neugodno, stvarnost je u tome što ljudi očekuju brže odgovore na e-poštu nego što to čine pismu poslatom putem pošte. Ako klijent ili drugi advokat šalje e-poštu, pokušajte odgovoriti u roku od 24 sata ako je uopšte moguće. Ako je to komplikovana stvar koja u ovom trenutku ne može biti posvećena odgovarajućoj pažnji, barem pošaljite potvrdu i obavijestite osobu o tome kada očekivati odgovor. Većina klijenata će ceniti prijateljsku poruku koja kaže da je primljena e-pošta i na koju će se odgovoriti u bliskoj budućnosti. S obzirom na tišinu, klijentu je ostavljeno da špekuliše da li je advokat dobio i e-mail, da li je odgovor na putu, ili da li se klijentovi problemi jednostavno ignorišu.
Pogrešan primalac u polju Za
Jedna od sjajnih stvari o auto-kompletnoj funkciji na sistemima e-pošte je to što omogućava advokatima brže da pronađu email adrese svojih klijenata ili kolega. Jedan od rizika funkcije automatske potpune je da advokat koji nije oprezan može poslati e-poštu pogrešnoj osobi. U nekim slučajevima, ovo bi moglo biti ne manje od sitnog sramota, ali u nekim slučajevima to može biti profesionalna nemarnost. Ne slučajno pošaljite e-poštu poverljivim klijentskim komunikacijama protivničkom advokatu ili čak drugom klijentu.
Korišćenjem opcije "Odgovori sve".
Suprotni branilac šalje vam e-mail sa prijedlogom ili potvrđivanjem njegovog položaja o nekom pitanju. Poslate e-poštu drugim advokatima u vašoj firmi koja je uključena u slučaj da biste razgovarali o tome. Uskoro se dugme "odgovori na sve" koristi slobodno, dok niko ne primjećuje da se suprotni savjetnik kopira na internu raspravu u vašoj firmi. Dešava se. Ako želite da prosledite e-poštu za diskusiju, iskopčajte informacije pošiljaoca pre nego što ga prosledite. I, kad god koristite ovu opciju Reply All, proverite svaku adresu e-pošte u listi primaoca pre nego što kliknete na slanje.
8. Sloppy subject linije. Zapamtite da bi bilo šta poslato drugom advokatu u e-mailu bilo moguće proslediti bilo kome drugom. Razmislite dvaput pre korišćenja linija predmeta kao što su "moj idiotski klijent" ili "glupi sudija". Nikada ne zna gde kopija tog e-pošte može pristati. Takođe, ne ostavljajte prazne predmete, jer to može dovesti do toga da drugi advokat ne primeti da postoji email o vašem slučaju. Jednostavna linija slučaja "slučaj Parkerson" ili "Smith predloženi sporazum" ili bilo koji naslov koji je relevantan za sadržaj e-pošte najbolje radi.
I dok je "idiotski klijent" možda najtačniji opis sadržaja e-pošte, to je loš izbor za predmetnu liniju.
9. Pazite na svoj ton - i nemojte pogrešno čitati nekog drugog. Kada ljudi razgovaraju jedni s drugima licem u lice, obrazni znaci i vokalni tonovi obično čine čovekovu namjeru. Na telefonskim pozivima, glas osobe je obično dovoljan da bi mogao da kaže kada se neko sarkastičan, šala ili ozbiljno. Ali u elektronskoj pošti, opasno je lako potpuno pogrešno čitati namjeru osobe. Jedna osoba oštećuje brojna prijateljstva koja pogrešno čitaju namjere drugog lica u izjavama putem e-pošte. I kod advokata koji su se već već međusobno raspravljali, lako je advokatu da brzo pretpostavi da je druga osoba neprijateljska ili gruba.
Kao što je rečeno u "pisanju e-pošte dok se ljutite", potrebno je nekoliko minuta da se ohladi pre nego što pošaljete odgovor na to kretanje e-pošte.
Nakon sat vremena, možete shvatiti da ste ga potpuno pogrešno pročitali na prvom mestu. Nemojte da odgovorite na kašnjenje na izjave u e-porukama i ne ispuštajte odgovor dok ne razmotrite da li je moguće da je pošiljalac imao drugačiju namjeru nego što se prvobitno pojavilo. Ako se čini da se izjava može čitati na više načina, a jedan od onih načina je ne-ofanzivan, pokušajte da daju pošiljatelju dobrobit sumnje pre nego što odseče glavu smrtonosnim porukom e-pošte.
Postoje li druge advokate greške e-pošte koje su trebale napraviti Top 10 listu? Recite nam o tome na Forumu.