Međutim, iako je planiranje događaja od ključnog značaja ako želite da se događaj ide glatko, takođe želite rezultate od svih vaših napora.
Zbog toga je vaša organizacija trebala regrutovati "odbor domaćina".
Šta je komitet domaćina?
"Komitet domaćina" se razlikuje od tradicionalnog odbora za planiranje događaja. Umjesto ljudi koji aktivno planiraju, planiraju ili postavljaju za događaje ili večernje događaje, odbor domaćin je tim koji koristi svoje mreže kako bi se osiguralo da je događaj hit. Neki članovi odbora domaćina mogu izabrati da:
- Ohrabrite svoje prijatelje, porodicu ili kolege da kupe karte
- Prikupite aukcijske artikle od lokalnih preduzeća
- Napravite priključke proizvođača za nagrade vratima ili event catering
Naravno, postoji bezbroj načina da odbor domaćina može učiniti vaše dobrotvorne događaje bolje nego ikad . Zamislite komitet domaćina kao stvarni domaćin stranke; neko ko poziva najpopularnije goste, zna koga da pozove hranu ili dekoraciju i može da vas poveže sa ljudima koji daju događaj potpuni uspeh.
Pošto komitet domaćin može povećati sredstva primljena na događaju ili dobiti više medijske pažnje, pronalaženje i regrutovanje pravih osoba je od vitalnog značaja.
Ko bi izabrao za vašu domaćinsku komisiju
Iskreno korisna komisija domaćina neće uključiti plaćene prodavce ili planere događaja. Umjesto toga, oni bi trebali biti visoko angažirani članovi vašeg postojećeg tima, donatorske baze ili volontera sa vezama i spremnošću da se posvete.
Vaš odbor domaćina može da varira od samo nekoliko ljudi do desetina.
Što više ljudi u vašem komitetu, to će više utjecati kolektivno na uspeh vašeg događaja.
Članove odbora domaćina možete pronaći skoro bilo gdje, uključujući:
- Član odbora ili predsedavajući u vašoj organizaciji
- Volonteri koji su visoko angažovani u zajednici
- Donator koji ima veze sa lokalnim preduzećima
- Donator ili član upravnog odbora koji ima opsežne kontakte u vašem idealnom donatorskom demografiji
- Volonteri koji poznaju prodavce ili vlasnike objekata
- Lokalne ili nacionalne slave koje se često zagovaraju za vašu stvar
Kada ste locirali pojedinca koji želite da se pridružite vašem domaćinskom komitetu; vreme je da ih regrutujete.
Kako zapošljavati komitet domaćina
Tražite i povežite se sa pojedincima koji bi bili odlični članovi odbora domaćina. Međutim, nemojte samo zamoliti nekoga da bude na komitetu domaćina. Formalni poziv je najbolji način za regrutovanje članova odbora.
U pozivu odbora domaćina, važno je uključiti:
- Kompletna informacija o događaju i vašoj organizaciji (datum i lokacija)
- Informacije o svrsi događaja (prikupljanje sredstava za određeni uzrok)
- Primjeri kako bi član doprinosnog odbora mogao doprinijeti
- Datum za odgovor ili povezivanje sa timom
- "Napredna" hvala što ste im rekli da ste uzbuđeni da ih pozovete
- Vaše ime / kontakt osoba i kontakt informacije
Pobrinite se da potencijalni članovi znaju da će njihovo učešće biti prepoznato i cenjeno i da mogu učiniti značajan uticaj pridruživanjem.
Ako se pitate kako da nacrtate pozivno pismo svog komiteta domaćina, na drugim neprofitnim web stranicama ima puno primera. Ako tražite jednostavan za korištenje šablon, kopirajte i nalepite predložak ispod i ubacite svoje podatke u svaki zagradi.
[Datum]
Dragi [Insert Name]:
Pišem vam da vas obavijestim o uzbudljivom događaju koji [Vaše ime organizacije] planira za [Mesec] u [Insert City].
U [Mesec + Godina (ako se razlikuje od trenutne)], [Organizacija] donosi [Naziv događaja] u [Grad] kako bi povećao svest o [uzrok / socijalna problematika / problem vašoj organizaciji] i izgraditi podršku za [ programi / inicijative / napori].
[Dodajte relevantne informacije o događaju / cilju / temi].
Događaj će se održati u [City] na [Event Venue (ako ga imate)] na [datum i vrijeme].
[Ime], mi bismo voleli vašu pomoć da napravimo ovaj događaj - a ostali baš kao i to - uspjeh. Ako želite da budete deo ovog događaja, kao i budući događaji, bili bi nam zahvalni ako biste prihvatili ovaj formalni poziv da budete deo našeg domaćeg odbora.
Postoji nekoliko jednostavnih načina da se uključite:
- Podijelite svoje ime ili ime vaše organizacije kao član našeg domaćeg odbora
- Pozovite svoje kolege, prijatelje i komšije da kupite [stolu / ulaznicu] našem događaju (s)
- Pridružite nam se za događaj
- [Ubacite određeni zahtev na osnovu stajanja osobe, veze.]
Takođe nam se svidelo ako razmislite o hostingu svog stola i pozivate prijatelje i kolege na zabavu veče. Vaša velikodušna podrška će nam pomoći da širimo reč o [uzroku] i stvarno učinimo uticaj.
Član [Organizacije] će vas kontaktirati u okviru [Umetni vremenski okvir] kako biste razgovarali o detaljima našeg komiteta domaćina i razgovarali o vašem učešću, ukoliko ste zainteresovani.
Radujemo se radujući s vama da učinimo [Event Name] i buduće događaje uspješnim! Hvala vam na velikom razmišljanju i podršci.
S poštovanjem,
[Tvoje ime]
[Pozicija u organizaciji]
[Ime organizacije]
[Kontakt broj]
Nakon što ste regrutovali svog domaćina
Kada pozovete svoje izabrane članove odbora, dobićete neka slova ili pozive za prihvatanje. Međutim, pre nego što uđete u detalje događaja ili šta želite da uradite, zakazati kratak sastanak sa komisijom. Ne tražite od njih ništa, neka:
- Upoznajte jedni druge
- Razgovarajte o tome kako su oni uključeni u vašu organizaciju
- Pregledajte materijale ili prezentacije o vašem uzroku / radu
- Zamislite ideje o tome kako bi oni doprineli
Odatle, možete ih obavestiti o ciljevima prikupljanja sredstava i kako biste želeli da ih vide zajedno (pozivanje kontakata ili traženje aukcijskih stavki). Mogu se podijeliti i na "podkomiteje" ako imate veliku grupu
Naravno, nije samo zadatak odbora domaćina da planira i izvrši vaš događaj. Komitet domaćin treba da sarađuje sa vašim volonterima ili komisijom za planiranje događaja za prodaju karata, obezbediće se novo sponzorstvo za događaj , aukcijske stavke su brojne i da će noć biti hit za učesnike.
Prepoznavanje napora vašeg domaćina
Kada je događaj završen, vaši članovi odbora domaćina treba da budu neki od prvih ljudi kojima se zahvaljujete, i na događaju i sa pismenim hvala na dan posle. Što više angažujete vašu domaćinsku komisiju, više će biti voljni da budu domaćini u budućnosti.
Pronađite ljude u vašoj organizaciji ili zajednici koji vam mogu pomoći da ugostite svoj sledeći događaj. Oni bi mogli napraviti ogromnu razliku u količini novca koji podižete i programe koje možete podržati.