Nikada ne možete reći hvala previše dobro ili često
Zahvaljujući donatoru završava jednu transakciju, ali gradi most za buduću podršku i dublje angažovanje. Uradite to dobro, a vi ste na putu ka budućem uspehu prikupljanja sredstava.
Evo deset saveta za to pismo zahvaljujući točno u pravu.
01 - Brzo preuzmite poštu
Brzo dobivanje pismo će učiniti da se ime vašeg milosrđa drži u donatorskom umu, uverite ga da ste dobili donaciju i da ga impresionirate vašom efikasnošću i pažljivošću.
Čak i on-line donatori bi trebali dobiti poštu pismo hvala, ali to je skupo, a mnoge neprofitne organizacije se kreću na internetu što je više moguće. U tom slučaju, uverite se da vaš online donator nije upravo dobio e-poruku. Uzmite vremena da personalizujete e-poštu zahvaljujući i pretvorite ga u nešto zapamćeno
Iskoristite najbolje prakse za e-poštu. Hvala vam na pismima . U punoj e-pošti, vaše pismo zahvalnosti može ostati neprimećeno, zato obratite pažnju na njegovu temu i osigurajte da linija "iz" jasno identifikuje vašu organizaciju.
Postoji puno prepreka zahvaljujući donatoru putem e-pošte koju biste mogli zaboraviti. Mora ostati izvan SPAM fascikle , uhvatiti pažnju donatora i privlače ga ili otvaraju poruku. Ne dozvolite da vam olakšanje i relativno niski troškovi elektronske pošte ostanu na vašim nedostacima.
02 - Da li je lično
Ono što radi za pismo o prikupljanju sredstava takođe radi za pismo zahvalnice. Na primer, koristite lične zamenice , kao što su "vi", "mi" i "I."
Uključite informacije o donatoru, na primer koliko dugo su bili donatori ili koje ste uživali kada ste ih vidjeli na poslednjem događaju. Možda je donator dobio nagradu ili dobila promociju. Slobodno dodajte nešto u vezi sa pismom.
Dobar evidencioni sistem donatora će biti vaš najbolji prijatelj kada je u pitanju ovaj nivo personalizacije. Većina sistema, čak i niskih troškova, imaju mogućnost da prikupe trenutne informacije o vašim donatorima.
Kada su poslednji dali? Da li su se dobrovoljno prijavili? Kada je poslednji put donator imao kontakt sa vašom organizacijom i kakva je bila priroda te interakcije?
Ako je ovo prvi put donator, pošaljite paket dobrodošlice i pozovite donatora da se pretplate za biltene i najave.
Ako zahvalite dugoročnom donatoru, razmotrite rukom pisanu belešku, a ne formalno pismo, ili još jedan kreativan način da se zahvalite .
03 - Koordinacija sa temama kampanje
Pripremite obrazac za pismo zahvalnice kada pišete materijale za prikupljanje sredstava. Razmislite o tome kao deo paketa kampanje. Ako je donacija u odgovoru na neki drugi stimulus ... možda događaj koji ste postavili ... vezujete pismo tom događaju.
Dovođenje pune kruga u žalbu poboljšava lepljenje imena vaše organizacije u donatorskom umu. To je takođe pomirenje donatoru.
Ako je donacija u odgovoru na određenu žalbu za e-poštu, razvijite odredišnu stranicu post-donacije na vašoj web lokaciji posebno za one donatore.
Generic je van. Specifičnost onoga što je donator vidio i koji ga je naterao da daju jeste neophodno. Na primjer, ako donator donira da pomogne žrtvama zemljotresa, pobrinite se da se zahvaljuje na toj situaciji.
04 - Koristite priče da povežete donatore sa rezultatima
Donirajte svog donatora junaka tih priča. On / ona je napravio tu priču. Vodite inventar priča o dobrim stvarima koje vaša dobrotvorna organizacija postiže. zatim postavite blokove kopiranja koristeći te priče i otpustite ih u vaša slova za hvala, po potrebi.
Često se menjaju priče tako da će vaša pisma ostati sveća i olakšati slanje velikih slova bez potrebe da svaki od njih bude potpuno nov.
Čak i ako služim ljudima koji su u osjetljivim situacijama i trebate zaštititi svoj identitet, postoje načini da priče svoje priče bez ugrožavanja njihove privatnosti.
05 - Neka prava osoba potpiše vaša pisma
06 - Dodajte ličnu, ručno napisanu belešku
Navodeći nedavni događaj koji je prisustvovao donatoru oboje će podsjetiti donatora na prijatno iskustvo i dodati autentičnost belešci. Uzmite u obzir zabavu zabavu sa volonterima koji mogu pisati beleške o pisama ili priložiti beleške posle rukom pisanim porukama.
07 - Uključite kovertu odgovora
Mnogi donatori čuvaju ove koverte i koriste ih za poklon kasnije ... ili čak i odmah. Andrew Olsen iz "Fundraising Fundamentals" je oduševljen što uključuje odgovorne koverte zahvaljujući pismima. Našao je dobrotvorne organizacije koje koriste ovu taktiku za nove donatore "stope konverzije drugog poklona koje su negdje od 8% do 12% više od onih organizacija koje ih ne uključuju."
08 - Koristite pismo kao poreski prijem
Hvala vam danas danas obično uključuju odgovarajuća obelodanjivanja svaki put kada donator daje, bilo online, putem čekova ili putem mesečnog davanja .
Dobra je praksa da se daju i rezime davanja za godinu početkom sledeće godine, tek u vreme kada donatori obično pripremaju svoje poreske prijave . Samo zapamtite da potvrda nije zahvalnica . Prijem treba da bude manji deo pisma.
09 - Pozovite više učešća
U današnjem svetu gde možete potražiti donacije od ljudi širom sveta, angažovanje se može postići putem društvenih medija . Ohrabrite svog donatora da prati vašu organizaciju na Facebooku i Twitteru ili bilo kojoj drugoj društvenoj mreži u kojoj učestvujete.
Budući da u poštanskom pismu nema nikakvih hiperlinkova, dajte adresu vaše web stranice i potrudite se da se lako pronađu vaše društvene medije.
Uključite eksplicitnu pozivnicu za posjetu web stranice i kliknite na te dugmad i prijavite se za bilten e-pošte ili druge komunikacije. Ikone društvenih medija su neki od najvažnijih elemenata na web stranici vaše ljubavi.
10 - Dodajte postscript i pružite kontakt informacije
Za PS zahvalno pismo, možda biste želeli ponovo da se obratite priči koju ste naveli ("Michael i Jane su sigurni i srećni zbog vas") ili tamo stavite važne kontakt informacije.
Donatori treba da imaju ime, broj telefona i adresu e-pošte nekoga u organizaciji da mogu da kontaktiraju sa pitanjima. Korisnička služba je jednako važna za neprofitne organizacije kao i za preduzeća, tako da donatoru olakšava pronalazak stvarne osobe ukoliko imaju problem.