Pronađite, snimite i zaštitite digitalni sadržaj vašeg biznisa
To je 21. vek, i sve je digitalno, to jest, na mreži. U vašem poslu imate digitalna sredstva za koja možda niste razmišljali. Ova sredstva, kao i sva vaša poslovna sredstva , su vredna i trebaju biti zaštićena.
Šta su digitalna sredstva?
Vaše preduzeće ima imovinu - vrijedne stvari. Ova imovina obuhvata sve od gotovine i potraživanja , preko poslovne opreme i vozila, do zemljišta i zgrada.
Vaš računovođa verovatno je uključio trošak i trenutnu vrijednost vaše imovine u svoj bilans stanja, ali možda su zaboravili digitalna sredstva.
Digitalna sredstva su sredstva koja postoje online. Neke od vaših digitalnih sredstava mogu postojati na sopstvenim serverima ili mogu biti "u oblaku". Digitalna imovina uključuje:
- Poslovne fotografije koje ste kreirali. Oni mogu biti fotografije vaših poslovnih ili poslovnih procesa. To su imovina jer bi mogla biti prodata.
- Poslovne web stranice ili blogovi . Sadržaj ima vrijednost, a "izgled" sajta može biti vrijedan ako je trgovački znak.
- Poslovni procesi (na primer, na tabelama) koje su vaši zaposleni razvili i koji bi mogli biti duplirani i prodati.
- Aplikacije koje je vaše preduzeće stvorilo, bilo da ih prodaje ili za sopstvenu upotrebu.
- Liste kontakata sa e-poštom i lista klijenata ili klijenata , uključujući mailing liste, imaju vrijednost jer se mogu prodati.
- Pretplata na online časopise ima vrednost za termin pretplate.
- Intelektualna svojina - materijal za zaštitu autorskih prava, zaštitni znaci ili servisne oznake (na primer, logotip vaše kompanije), patenti. Ova imovina može postojati u papirnoj formi, ali najčešće su samo digitalna.
- Proizvodi u online prodavnici , koji su deo vašeg poslovnog inventara. Trebali bi da budu pod vašom kontrolom, čak i ako se oni čuvaju na mreži. Ako ste prodavac Amazon-a , na primer, proizvodi mogu biti u njihovom skladištu, ali dobijate prodaju.
Zašto su važna digitalna sredstva?
Kao i sve vrijedne stvari koje su u vlasništvu vašeg poslovanja, digitalna imovina je od velike koristi vašem poslu.
- Možete trošiti troškove koji se odnose na kupovinu i korišćenje imovine na poreskoj prijavi. Troškovi kratkoročnih sredstava (npr. Zaliha) mogu se uzeti kao trošak odmah, dok se trošak dugoročnih sredstava (onih koji traju najmanje godinu dana) mogu biti troškovi tokom vremena (bilo putem amortizacije).
- Možete prodati mnoge od ovih sredstava ili im licencirati dok ih još uvek posedujete.
- Imovina je vrijedna za investitore ili nekoga ko kupuje vaše poslovanje . Iznos koji neko može platiti za kupovinu svog posla u velikoj mjeri zavisi od vrijednosti poslovne imovine.
- Neke digitalne imovine, kao što su liste kupaca ili liste pretplatnika biltena, posebno su korisne za uspostavljanje dobre volje. Vrijednost dobre volje iz perspektive računovodstva i procjene vrijednosti zasniva se na ovim listama.
- Zaštita računovodstva i evidencija zaposlenih na mreži znači da su dostupna za reviziju . Ako nemate knjigovodstvenu evidenciju, nećete moći dokazati odbitke za troškove. Ako ne imate evidenciju zaposlenog, to može značiti da ste u riziku od novčanih kazni.
Gde da počnem da zaštitim svoju digitalnu imovinu?
Pronađite i popis. Počnite sa izrađivanjem sveobuhvatne liste svih ovih sredstava.
Koristite spisak gore kao polaznu tačku, ali budite kreativni. Pomislite na sve što imate na mreži ili na poslu vašeg preduzeća koji bi mogao biti vrijedan. Tražite stvari koje su vlasništvo (koje poseduje vaš biznis), stvari koje niko drugi nema i možda želi da kupi - ili uzme. Ove digitalne resurse smatrajte mogućim predmetima za prodaju. Šta biste želeli ili smatrali vrednim ako ste kupili ovu kompaniju?
Uspostavljanje vlasništva i vrednosti. Pogledajte digitalna sredstva koja ste naveli. Ko ih posjeduje? Pre nego što možete zaštiti ovu imovinu, mora se utvrditi specifična vlasništvo. Na primer, da li možete dokazati da vaša kompanija poseduje e-pošte zaposlenih ili e-poštu? Provjerite kod advokata da pišete pravila o utvrđivanju vlasništva.
Iako bi bilo teško postaviti određenu vrijednost nekim digitalnim sredstvima vašeg preduzeća, dobra je ideja da se to vrijednost shvati ranije prije nego kasnije.
Da, vrednost ovih digitalnih sredstava se može nastaviti mijenjati, pošto dodate kupce na vašu listu ili stranice na vašu web lokaciju ili ažurirate procese, ali se osnovna vrijednost može odrediti kroz vrednovanje . Pronađite procjenitelja posla koji vam sada može dati procjenu. Mnogo je lakše vrednovati nešto što postoji, a ne nešto što je ukradeno ili uništeno od katastrofe kao poplava ili vatra.
Ako imate proizvode koje prodajete preko onlajn prodavca kao što su Amazon ili eBay, pročitajte ugovor kako biste bili sigurni da zadržite vlasništvo.
Napravite zaštitne ugovore. Zaštitite svoju digitalnu imovinu putem ugovora s onima koji bi ih mogli ukrasti. Razmislite o tome da zaposleni, klijenti i konsultanti potpišu ugovore o neobjelodanjivanju. Ovi sporazumi postavljaju druge na znanje da krađa digitalnih sredstava može rezultirati pravnim postupkom.
Registrujte svoj vlasništvo. Mnoga digitalna sredstva mogu se registrovati, kako bi rekli svetu svog vlasništva. Poslovne fotografije, procese i sadržaj veb-sajtova i blogova mogu biti zaštićeni autorskim pravima . Digitalna sredstva poput logotipa i dizajna mogu se zaštititi. I ne zaboravite patente za procese.
Plan za budućnost. Šta se dešava sa digitalnom imovinom vaše kompanije ako se nešto dogodi? Uključite svoja digitalna sredstva u ugovore vaše kompanije. Na primjer, digitalna imovina koja je u vlasništvu partnerstva mora biti obračunata u sporazumu o partnerstvu , zajedno sa drugim imanjima. Ako imate mali samostalni ili porodični biznis, uključite ovu imovinu u svoje planove sukcesije.
Backup! Važno je pronaći sistem rezervnih kopija za zaštitu svih vaših digitalnih sredstava. Obezbeđenje rezervne kopije nije ludo; Lifewire predlaže dvostruki rezervni sistem, koristeći više spoljnih čvrstih diskova. Možda biste želeli i rezervnu kopiju tvrdog diska i online rezervne kopije da biste bili sigurniji.
Na kraju, uspostavite protokole za zaštitu digitalnih sredstava
Sada kada ste postavili svoj sistem upravljanja digitalnim imovinom , dokumentujte ga. Podesite određene tekuće zadatke za sigurnosne kopije i vremenske rokove za preglede i ažuriranja.
Većina vašeg poslovanja je na mreži; držite ga zvoniti lepo zaštitom ovih online digitalnih sredstava