Nemojte samo pratiti svoje vrijeme; Manage It!
A onda prestaju da rade jer nisu ostvarili pozitivne promene. Naravno, eliminisali su nekoliko događaja i postavili neke druge prioritete. Ali nisu stvarno uspjeli ništa; upravo su to preuredili. Na kraju svog dana, oni su još uvek frustrirani i frustrirani.
Ali vodjenje praćenja kako trošite svoje vreme nije upravljanje vremenom. Upravljanje vremenom je u tome što se menjaju načini na koji provodite svoje vrijeme.
Da biste efikasno upravljali vremenom , morate primijeniti sistem upravljanja vremenom koji će vam pomoći da vidite gdje se mogu i trebaju izvršiti promjene ... što znači da je prvi korak upravljanja vremenom da analizirate kako zapravo provodite svoje vrijeme kako biste mogli utvrditi koje promjene želite da napravite.
Kategorizujte za efikasno upravljanje vremenom
Kako zapravo upravljate vremenom? Tajna je u kategorijama. Pogledajte svoj kalendar za sutra. Verovatno je već puna događaja i aktivnosti kojima se nadate. Dok radite ili kasnije, popunjavate prazne prostore s detaljima o onome što ste zapravo radili.
Na kraju dana pogledajte listu i označite svaki zadatak i / ili događaj sa jednim od sljedećih kategorija. Koliko je tokom vašeg radnog dana u stvari potrošilo:
1) Ispuštanje vatre. Neočekivan telefonski poziv. Izvještaj koji je neophodan za sastanak koji je trebao biti štampan juče. Nedostatak datoteke koji bi trebao biti na vašem stolu . Koliko je vaših dana zaista potrošeno u kriznom režimu? Za većinu ljudi, ovo je negativna kategorija koja ističe svoju energiju i ometa njihovu produktivnost.
Pomoć u organizovanju datoteka
Kako postaviti sistem za upravljanje dokumentima
10 Saveti za organizovanje elektronskih datoteka
2) Suočavanje sa prekidima. Telefonski pozivi i ljudi koji padaju u vašu kancelariju vjerovatno će biti na vrhu liste kada dodeljujete događaje ovoj kategoriji. Još jednom, za većinu ljudi, ovo je negativna kategorija jer ometa (i ponekad ubija) produktivnost.
Pomoći se s prekidima
Suočavanje sa dolaznim telefonskim pozivima
Ostanite na rasporedu prilikom rada
Pokretanje uspješnog poslovanja sa djecom u kući
3) obavljanje planiranih zadataka. Ovo je najaktivnija upotreba vremena tokom vašeg radnog dana. Vi kontrolišete i ostvarujete ono što ste nameravali da postignete. Planirani zadaci mogu uključivati telefonske pozive , sastanke sa osobljem, čak i odgovaranje na e-poštu - ako su to zadaci koje ste stavili na dnevni red.
4) Rad bez prekida. Možda nećete raditi na zadatku koji ste planirali da uradite, ali postižete nešto, a za većinu ljudi ovo je vrlo produktivan, pozitivan način rada .
5) neprekidno vrijeme zastoja. Ta vremena tokom radnog dana koja se koristi za ponovno napajanje i pregrupisanje. Ručak ili poludnevna pauza mogu se računati ako su neprekidni.
Ako imate dovoljno sreće da radite sa kompanijom koja nudi izlazne prostorije ili prostorije za napajanje na lokaciji (Fortune), to bi se takođe računalo. Svima je potrebna određena količina neprekidnog zastoja izgrađenog u njihov dan kako bi bili produktivni tokom svog radnog vremena.
Nedelja prošlosti je ključ budućnosti
Sada kada razumete kategorije ovog sistema upravljanja vremenom, vreme je da ih upotrebite da biste analizirali svoju "tipičnu" radnu nedelju. Koristeći bilo koji sistem kalendara koji koristite za navođenje sastanaka i aktivnosti u vašem svakodnevnom životu, vratite se nazad i izaberite nedavnu tipičnu nedelju. Prođite kroz unose svakog radnog dana i kategorizujte ih prema gore navedenim kategorijama upravljanja ako već niste. Čuvanje ukupne vrednosti na dnu svakog dana olakšavaće vam da vidite koliko ste svakodnevno proveli svoje radno vreme.
Sada imate podatke koje treba da izvršite izmene u načinu na koji provodite svoje vrijeme na poslu. Da li provodite previše vremena sagorevanjem vatre? Zatim morate napraviti organizacione ili fizičke promjene kako biste sprečili ili odložili ove stalne krize. Očistite i reorganizujte svoj sto , na primer, tako da možete lako pronaći datoteke koje vam trebaju lako i uspostavite rutinu stavljanja fajlova koji su vam potrebni za sledeći dan na vašem stolu prije nego što odete za dan.
Ne dobijate dovoljno neprekidnog prekida u toku radnog dana? Onda trebate zakazati vreme za vas . Na primer, zaustavite ručak za ručak u svom stolu i fizički napuštate zgradu za vreme predviđenog ručka.
Primjenjujući moje radne kategorije upravljanja vremenom i izvršavanjem promjena koje trebate učiniti da provedete više svog vremena tokom radnog dana u pozitivnim kategorijama i manje vremena u negativnim kategorijama, zaista ćete biti u stanju efikasno upravljati vremenom - i ostvariti pravi cilj upravljanja vremenom, da se osećate bolje.