Za mnoge privrede, odeljenje za plaćanje računa ne dobija puno pažnje, osim ako nešto nije u redu. Međutim, ima puno toga da se dobije od odeljenja za plaćanje obaveza koja se dobro provodi. Nasuprot tome, ima dosta problema koji mogu doći od onog koji samo gnjavi. Ovaj odjel često ima ogroman efekat na novčani tok poslovanja, a postoje mogućnosti koje se mogu dobiti ili izgubiti od korišćenja prednosti ugovora o plaćanju sa dobavljačima.
Odeljenje za dobro plaćanje računa bi trebalo da bude u stanju da iskoristi popuste za obim i ranije plaćanje popusta, kao i da odredi najbolji način da zadrži najviše gotovine koje su dostupne poslovanju za druge troškove i investicije. Ovo odjeljenje takođe treba da bude u stanju da obezbedi da dobavljači ispunjavaju svoje obaveze na osnovu ugovora i ugovora, pa ako standardi obima ili kvaliteta nisu ispunjeni, rješavaju se pitanja i preduzimaju odgovarajuće korektivne mere.
Problemi sa zajedničkim računima
Iako postoje brojne mogućnosti za smanjenje troškova i oslobađanje gotovine, postoje i brojne prepreke sa kojima se preduzeća suočavaju kada pokušavaju postići ove ciljeve. Studija o optimizaciji računa kompanije Canon za 2014. godinu pokazala je da je obrada papira jedan od najvećih izvora problema za mnoge organizacije, sa vremenom koje je potrebno da se bavi izdavanjem papira kao najvećeg problema.
Drugi važni izvori zabrinutosti bili su:
- Obezbeđivanje da se plaćanja vrše na vreme
- Racionalizacija procesa odobravanja fakture
- Dobijanje najboljih uslova plaćanja sa dobavljačima i obezbeđivanje obaveza na obe strane
- Suočavanje sa različitim sistemima računovodstva i isporuke dobavljača
- Snimanje i verifikacija sigurnosti podataka i transakcija
Mnoga od navedenih problema su pogoršana ili stvorena oslanjanjem na fakturisanje papira. Izgubljena papirologija je čest problem u mnogim organizacijama, što dovodi do kasnih ili propuštenih plaćanja. Pored toga, dok je veliki broj privrednih subjekata zainteresovan za digitalizaciju papirologije, većina dobavljača i dalje dostavljaju fakture ili šalju telefaksom.
Većina malih biznisa rukuje svojim papirima, a većina toga se rađa ručno. Pošto je nekoliko dobavljača prešlo na elektronsko obračunavanje, većina organizacija troši velike količine radne snage ručno unos podataka i kreira digitalne kopije dokumentacije.
Upotreba papirne dokumentacije često usporava proces odobravanja fakture jer kopije moraju biti dostavljene i dostavljene odgovarajućim članovima uprave za pregled. Kada papirologija nije lako dostupna ili dostupna u digitalnom formatu, to je izazov za analizu podataka i osiguranje da se dobijaju najbolji ugovori o plaćanju i da se obaveze ispunjavaju. Ubrzo i rano plaćanje, popusti se lako mogu izgubiti ako preduzeća ne mogu da izvrše plaćanja kada su obavezna, tako da pitanja vezana za papirologiju mogu biti skupa.
Poboljšanja i optimizacija
S obzirom na to da veliki broj pitanja vezanih za pravilno vođenje odjela za plaćanje računa proističu iz istih osnovnih uzroka, postoji i nekoliko prilagođavanja koja organizacije mogu učiniti i time će se brinuti o mnogim pitanjima istovremeno. Tri najefikasnija načina na koje preduzeće može pojednostaviti procese odeljenja za plaćanje računa su:
- Koristite prepoznavanje znakova objekta za digitalizaciju papirologije
- Iskoristite online portale koji su dostupni dobavljačima
- Kreirajte upravljačke tokove posla
OCR
Iako mnoge kompanije rutinski iskoriste skeneri za kreiranje digitalnih kopija papirologije, ovo generalno podrazumeva stvaranje slike dokumenta koji je sačuvan na računaru. To znači da se informacija i dalje treba ručno uneti u bazu podataka, tako da dok je gubitak podataka manje problematičan, to još uvijek traje puno vremena.
Prepoznavanje karaktera objekata ili OCR uključuje skeniranje dokumenta i preuzimanje podataka iz njega. Ovi podaci se mogu automatski dodati u bazu podataka ili tabelu. Proces OCR pomaže u smanjivanju problema grešaka u ručnom unosu podataka i omogućuje unos informacija čim se papirologija prima. OCR traje približno u isto vreme za zaposlenika koji skenira dokument za kreiranje slikovne datoteke i obično ne zahteva dodatne korake. Per Gartner, postoje organizacije koje su u mogućnosti da objavljuju 80 posto ili više svojih faktura bez zaposlenika koji mora biti direktno uključen.
Portali dobavljača
Racionalizacija procesa unosa računa i podataka u centralizovani sistem može omogućiti preduzećima da kreiraju ili iskoriste onlajn portal koji omogućava preduzećima i njegovim dobavljačima praćenje naloga, pogled na fakture i vidjeti kada se plaćanja vrše. Da bi ti podaci bili dostupni većem broju pojedinaca u nekoj organizaciji, može se osigurati da odjeljenje za plaćanje računa ima odgovarajući nadzor i može pomoći ubrzanju vremena potrebnog za odobravanje faktura. Davanjem dobavljača pristupa portalu omogućava ovim preduzećima da podnose fakture i praćenje plaćanja, kao i da budu upoznati sa bilo kojim problemima sa dobijenim dobavljačima ili problemima izdavanja računa.
Uspostavite tokove rada i procese
Međutim, organizacija odlučuje da se bavi svojim naporima za upravljanje podacima, važno je da postoji uspostavljen proces za upravljanje računima i plaćanja. To omogućava preduzećima da osiguraju da operacije rade i da otkriju alternative ako su teške ili dovode do grešaka ili kašnjenja. Prema Deloitte-u, ovi procesi treba da preciziraju šta odreduje obaveza po računu kada primi fakturu, kako su podaci uneti i deljeni i koji je proces za dobijanje faktura. Takođe treba da postoje smjernice za određivanje najboljih načina rješavanja plaćanja različitih vrsta dobavljača.
Iako mnogi dobavljači nude popuste za plaćanje u roku od 30 ili 90 dana, možda ne vrijedi popusta ako to sprečava gotovinski tok organizacije. Takođe je bitno da postoji način da se potvrdi da i kompanija i dobavljači ispunjavaju propise ugovora ili sporazuma. Uspostavljanje radnih tokova za bavljenje ovim problemima može pomoći organizacijama da donose pravi izbor.
Kada dobavljači ne dostave na vrijeme, u dovoljnim količinama ili odgovarajućim količinama zaliha, kompanije možda neće želeti da plaćaju fakture dok se ti problemi ne riješe. Radni tok može biti kritičan kada se utvrdi šta treba uraditi kada se ovi problemi pojavljuju. Pored toga, plaćanja dobavljačima takođe moraju biti izvršena na vrijeme kako bi se sprečilo gubitak popusta ili nastupila kazna za kašnjenja. Svaki sporazum o snabdevačima mora biti dokumentovan i ažuriran kako se stvari mijenjaju, a procesi treba osigurati da se svaki račun ravna na odgovarajući način.
Stvaranje radnih tokova može takođe pomoći kompaniji:
Outsourcing
Digitizacija zapisa, implementacija OCR-a i korišćenje portala za koji dobavljači imaju pristup možda ne mora biti nešto što je potrebno za manje biznise, ali organizacije ne bi trebale pretpostaviti da će trošak sprečiti kompaniju da ih iskoristi. Iako troškovi postavljanja i održavanja elektronskih sistema mogu biti preveliki za mnoge male i srednje organizacije, to često nije potrebno. Postoje razni provajderi trećih strana koje organizacije mogu prenijeti ove zadatke na. Organizacije mogu da dobiju pomoć od strane outsourced-a za sve od postavljanja procesa OCR-a kako bi pomogli kompaniji da kreiraju tokove posla za analizu ugovora dobavljača.
Iako organizacije možda neće moći da troše troškove za implementaciju različitih IT sistema samostalno, njihovo tretiranje je često veoma pristupačno. Preduzeća će morati da uporede troškove korišćenja spoljašnjih strana da bi razvili ove sisteme od potencijalnih ušteda i vrednosti oslobađanja gotovine, ali outsourcing omogućava organizacijama da iskoriste prednosti tehnologije i sistema koji bi uobičajeno bili preskupi.
- Uverite se da su porudžbine za kupovinu kreirane za svaku novu narudžbu
- Proverite da li fakture odgovaraju proizvođačima i ispunjavaju ugovorne ugovore
- Provjerite evidenciju kako biste osigurali izvršavanje uplata, da su napravljeni na vrijeme i da se ne dupliraju
- Odredite najbolji način plaćanja faktura, na primer preko EFT ili kreditnih kartica, kako biste smanjili naknade