Kako, zašto i kada da se balansira fioka za gotovinu
Kada se istražuje, najčešći uzrok krađe je nedostatak odgovarajuće procedure ili kontrola.
Proces prebrojavanja novca, usklađivanje primanja i balansiranje fonda gotovine stvara odgovornost dnevnih transakcija. Ovaj sistem upravljanja novcem može se stvoriti u isto vrijeme uspostavljanje trgovinskih politika . Mnogi od današnjih sistema POS-a (point of sale) imaju korak po korak instrukcije za zatvaranje (takođe poznato kao balansiranje) gotovog fioka za vođenje zaposlenog.
Zašto Balans?
Menadžment prodavnice ili blagajnici mogu izvući izveštaj o prodaji u bilo koje vreme tokom smene. Dodavanjem početnog novca u fioku na dnevnu prodaju, trgovac će znati tačno koliko novca treba da bude u blagajničkom registru ili POS sistemu u bilo kom trenutku. Ovo je izuzetno korisno:
- Da izbjegnemo držati previše gotovine na prodajnom podu.
- Ako je prodavnica opljačkana.
- Kada se klijent požali na premalo promjene.
- Za otkrivanje čestih previsaka / nedostataka za određene blagajnike.
- Da uklonite iskušenje uzimanja gotovog novca bez dokumentacije iz ladice.
Kako uravnotežiti fioku za novac
Balansiranje fiskalne kase obično se obavlja na kraju dana ili na kraju smjene blagajnika. Fond za isplatu novca i njegov sadržaj treba da se odnesu u kancelariju ili u drugu osamljenu prostoriju za pripremu izvještaja.
Ako balansirate fioku nakon zatvaranja, uverite se da su podna svetla za prodaju isključena i da su vrata zaključana. Za mnoge prodavce, žure se i počnu da zatvaraju pre nego što je prodavnica zapravo zatvorena. Ovo nije sigurna praksa. Međutim, ako u prodavnici imate više zaposlenih, moguće je zatvoriti jedan od registara tokom otvorenih sati.
Treba proveriti sve prekomerne i nedostatke. Ljudska priroda treba uzeti u obzir za manje greške i male količine. Pod ovim podrazumevamo jednostavne pogrešne promene uobičajene pri obradi transakcije. Međutim, česta odstupanja mogu biti znak krađe zaposlenog ili može ukazati da je za određenu blagajnu potrebna dodatna obuka. Po pravilu, želite da budete sigurni da više od 2 dolara nije isključeno noću. Iako zavisi od broja transakcija tog dana (drugim rečima, što više transakcija veća je šansa za brojanje greške), pravilo $ 2 je korisno.
Početni novac na ruci se vraća u gotov novac i čuva se za veče, a depozit se priprema za banku. Sve stavke za kreditne kartice, izveštaji o terminalima i ostali registarski računi mogu se spajati u Dnevni izveštaj o fiskalnom broju i podneti po datumu.
Odvajanje zaduženja
Za više odgovornosti, razmislite da koristite dvoje ljudi za balansiranje kasa. Jedna osoba prebrojava fioku i kreira dnevni izveštaj o gotovini, dok druga osoba priprema bankarski depozit. Oba člana osoblja trebali bi potpisati izvještaj koji pokazuje da su odgovorni za prikazane brojke. Iako nijedan sistem ne može spriječiti prevare, ovaj revizijski trag će pomoći u odvraćanju od dogovora između zaposlenih.
Na početku sledeće smene, svakom blagajničaru treba dodijeliti svoj vlastiti novac. Da li blagajnik treba da prikaže novac u fioku kako bi potvrdio početni bilans. Ako ste mali prodavac sa samo jednim registrom, novac najverovatnije ostaje u ladici preko noći. Ako je to vaša situacija, postupak je isti.
Jedna posljednja napomena: pošto je ljudska greška dio igre, uverite se da ste uključili odstupanja u vašu gotovinu kao dio vaših izvještaja o dobiti i gubitku.
Dodajte liniju u svoje izvještaje o profitu i gubitku u kojima budžete i prikazujete gubitak od pogrešnog izračunavanja. Ovo je još jedan način na koji možete izvršiti reviziju i upravljati gubitkom.