Šta je Petty Cash?
Sitni novac opisuje male transakcije poslovanja.
Termin "sitno" se koristi zato što je mali (mali) iznos novca ili gotovinskih transakcija. "Petty" nije toliko mala, pa razmislite o tome kao male količine koje možda ne razmišljate o praćenju. U ovom članku koristićemo pojam "sitna gotovina" za uključivanje različitih malih poslovnih transakcija.
Na primjer:
- Kupovinom kafe za ured za kafu
- Plaćanje putarine ili brojila za parkiranje
- Obraćanje zaposlenih na pizzu da proslavi dostignuće
- Kupovinom malog poklona na putu za poslovni sastanak.
Zašto je Petty Cash važan?
Uračunavaju se sitne gotovinske transakcije. Ne dokumentovanje i praćenje tih malih kupovina može značiti mnogo potencijalnih poslovnih troškova koje su ostali nepokretni, kao što ih baca.
Pogledajmo nekoliko primera:
- Ako koristite Keurig šolje za svoju kafu, čak i ako kupite jeftino i u velikoj količini, to će vas koštati oko 26 centi u šolji. Za prosečnog zaposlenog u kafeu, to je dve šoljice dnevno oko 200 dana godišnje, to je preko 100 dolara za jednog zaposlenog. Pomnožite to po broju zaposlenih i imate veliku količinu novca.
- Pica za 10 ljudi mogla bi koštati 50 dolara. Ako to radite jednom mesečno, to je 600 dolara godišnje. Ne zadržavajući rekord znači 600 dolara za izgubljene troškove.
Kako se zabeležiti sitne gotovinske transakcije?
Možete snimati na listićima ili na listi, u zavisnosti od toga šta je lakše. Važno je zapamtiti da svaka transakcija mora biti zabeležena i mora uključivati:
- Datum transakcije
- Iznos transakcije
- Opšti opis transakcije ("krofne za kancelarijski sastanak", na primer)
Ne morate da beležite broj računa u vreme transakcije.
Kada dopunjujete sitne novčane naknade , grupišite transakcije po broju računa i unesite ih u program knjigovodstva.
Mogu li pratiti sitne gotovinske transakcije na mreži?
Vlasnici pametnih preduzeća ovih dana plaćaju poslovne transakcije sa kreditnim karticama ili debitnim karticama i aplikacijama. Možete pratiti parkiranje pomoću aplikacije, a možete koristiti automatski sistem plaćanja naplatne robe kako biste eliminisali vreme provedeno u "samo gotovinskoj" traci na putarinama. Naravno, plaćanje poslovnim zaduženjem ili kreditnom karticom olakšava praćenje malih troškova. Samo obavezno upišite poslovnu svrhu na računu.
Šta ako moj biznis još uvek ima kesu za novac?
Mnogi biznisi imaju mali fond u kancelariji, naročito maloprodajna preduzeća koja imaju klijente koji plaćaju u gotovini. Kasa se koristi za pravljenje promjena, au nekim slučajevima i za mala poslovna transakcija. Obično, kutija počinje sa balansom u gotovini, u odgovarajućim denominacijama. Zatim, kada se kasa na kasi smanji, ona se dopunjava.
Ako se sredstva za kutiju koriste za male kupovine, vodite evidenciju u kutiji, tako da se ove kupovine mogu snimiti.
Kako se osiguram da se sve transakcije s sitnim gotovim novcem evidentiraju?
Vaša je odgovornost kao vlasnik preduzeća da uspostavite pravila za korišćenje sitnog novca, da pratite sitne gotovinske transakcije, i da budete sigurni da zaposleni koriste odgovorno sitni novac. Neke mogućnosti:
- Dajte pouzdanim zaposlenima poslovnu debitnu karticu i zahtevajte od njih da detaljno objasne poslovnu svrhu za sve svoje kupovine debitnih kartica.
- Zahtevajte zaposlene koji koriste sopstvene automobile za poslovanje da imaju tragač za naplatu. Možete ga dobiti i dobiti detalje. Potreban vam je zaposlenik da potvrdite poslovne svrhe.
- Ako zaposleni imaju pametne telefone za poslovnu upotrebu, zahtevajte od njih da uključe aplikacije za snimanje primanja po fotografiji ili ih pošaljete u svoj ured za knjigovodstvo.
Bottom Line na Petty Cash:
Postavljanje i praćenje sitnog novca treba da bude deo celokupnog sistema vođenja evidencije za vašu kompaniju.
Zapamtite, ako ga ne snimite, ne možete ga odbiti kao poslovni trošak. Uverite se da koristite sve one sitne gotovinske transakcije, tako da možete zatražiti više legitimnih poslovnih troškova i smanjiti porez na poslovne usluge.