Planiranje revizije
Verovatnoća osiguranja vašeg radnika verovatno će započeti proces revizije ubrzo nakon isteka vašeg kompenzacijskog polisa.
Možete dobiti pismo od vašeg osiguranja ili telefonski poziv od osobe koja je zadužena da izvrši vašu reviziju. Vaš zaduženi revizor treba da izvrši raspored revizije u vremenu koje vam je zgodno. Datum bi trebao biti dovoljno daleko u budućnosti da ćete imati dovoljno vremena za prikupljanje informacija koje će revizoru trebati. Zamolite revizora da vam dostavi rezime podataka koji će ili ona zahtijevati da izvrši reviziju.
Imajte na umu da vaš dodeljeni revizor može ili ne mora biti zaposlen u osiguranju. Neki osiguravači održavaju interni revizijski odjel s osobljem zaposlenih. Ostali autsajderi izvršavaju revizorsku funkciju nezavisnoj revizorskoj firmi. Proces bi trebao biti isti ako reviziju obavlja zaposlenik osiguranja ili izvođač radova.
Zapisi će vam trebati
Revizoru će biti potrebne različite finansijske informacije za vremenski period obuhvaćen politikom koja se revidira. Evo vrste informacija koje možete zatražiti:
- Knjigovodstvena knjiga
- Poreski obrasci, naročito oblici 941 i 944, porezni prihodi poslodavaca (kvartalno i godišnje, respektivno)
- Evidencija isplata gotovine
- Plaćanja za usluge koje pružaju nezavisni izvođači radova. Revizor će morati da potvrdi da ovi radnici nisu vaši zaposleni.
- Isplate za usluge koje pružaju podugovarači
- Sertifikat osiguranja za svakog podizvođača koji ste unajmili
- W-2 i 1099 forme
- Opis posla za svakog radnika. Uverite se da tačno opisuje dužnosti radnika.
- Opis vašeg poslovanja
- Zapisnici plata za period politike. Revizor će morati da potvrdi sve izvore plaćanja koji se daju svakom radniku (plata, bonusa itd.).
- Ograničenja u obračunu koja se primjenjuju na izvršne službenike, partnere, samostalne vlasnike itd. Koji su obuhvaćeni politikom
- Radni list vašeg iskustva
Kada prikupite potrebne podatke, moraćete da je organizujete. Stavite sve svoje evidencije o platnom spisku (kao što su W-2 obrasci, neplaćivači i overtime zapisi) zajedno, tako da su informacije lako dostupne. Takođe, na jednom mestu stavite sve informacije koje se odnose na podizvođače, uključujući iznos plaćanja i uvjerenja o osiguranju. Vaši napori će se isplatiti, a revizija će biti olakšana i brža.
Šta je uključeno u obračun zarada?
Premija za kompenzaciju vašeg radnika se izračunava množenjem stope puta vašeg platnog spiska, a zatim podelom rezultata za 100. NCCI i većina državnih službenika za nadoknadu radnika odnose se na platni spisak kao nadoknadu . Ovi izrazi se često koriste naizmenično. Oba znače novčanu vrednost usluga koje vaši zaposleni pružaju vašoj organizaciji.
Troškovi koji se uključuju u naknadu različito variraju od države do države. Međutim, oni uopšteno uključuju sljedeće:
- Bruto zarade i plate, uključujući retroaktivne plate i zarade
- Komisije. Ovo uključuje ukupne provizije koje je primio radnik i bilo koje izvlačenje protiv provizije.
- Bonusi, uključujući i akcijske planove
- Odmor, odmor i bolovanje
- Isplata nadoknade. U svim, ali nekoliko država, nadoknada uključuje prekovremeni rad izračunat po stopi upućivanja. Na primer, pretpostavimo da je normalna satna stopa radnika 20 dolara po satu. Ako je radniku platio 600 dolara za 20 sati prekovremenog rada, uključili biste samo 400 dolara za nadoknadu.
- Plaćanja koja ste vi u suprotnom oduzeli od plate zaposlenih kao što je propisano zakonom za socijalno osiguranje, Medicare ili penzijski plan
- Isplata radnicima na bazi drugog radnog vremena. Primjeri su sakupljanje posla, razmjena dobiti ili podsticajni planovi.
- Isplata ili dodatak za ručne alate ili ručne električne alate koje radnici koriste za obavljanje svojih poslova
- Vrednost zakupa stana ili kuće predata zaposlenom. Takođe, vrijednost ostalog smeštaja i obroka koje je primio radnik kao dio njegove ili njene plate
- Isplate oduzete od bruto plate radnika za penzionisanje, kafeteriju ili štedne planove
- Payroll za zaposlene neosiguranih podugovarača (pogledajte komentare ispod)
Šta je isključeno iz plata?
Postoji veliki broj troškova koji se obično isključuju kada se obračun plaća obračunava u svrhu ocjenjivanja osiguranja kompenzacije radnika. Iako se one razlikuju od države, one često uključuju sledeće:
- Saveti i druge nagrade koje primaju zaposleni
- Otpremnine (osim za radno vreme)
- Popust na robu kupljenu od poslodavca
- Nadoknadeni poslovni troškovi
- Plaćajte aktivnu vojnu dužnost
- Jedinstveni dodatak
Klasifikacije
Jedan od primarnih zadataka revizora je osigurati da se osigurani poslovi pravilno klasifikuju. Sistemi klasifikacije kompenzacija radnika su dizajnirani da kategorizuju biznise , a ne pojedinačne zaposlene. Revizor će pregledati operacije vaše kompanije kako bi utvrdio da li je osnovna klasifikacija navedena u vašoj politici ispravna.
Osnovna klasifikacija je klasifikacija koja najbolje opisuje vaše poslovanje. Ovo je često ista kao klasifikacija koja reguliše (klasifikaciju koja je dodeljena najviše platnog spiska). Na primer, pretpostavimo da koristite prodavnicu mašina. Neki vaši zaposleni rade sa strugovima, dok drugi rade na burgiji ili mašinama za štancanje. Specifične aktivnosti koje obavljaju vaši zaposleni mogu se razlikovati od radnika do radnika. Pa ipak, svi oni odgovaraju vašoj osnovnoj klasifikaciji, Machine Shop.
Neki zaposleni mogu obavljati zadatke koji zahtevaju odvojene klasifikacije. Na primer, u vašoj mašinskoj radnji zaposleni je radnik koji radi u zatvorenoj kancelariji od drugih radnika. Ovom zaposlenom bi verovatno dobila klasifikaciju Clerical Office Employee, a ne Machine Shop.
Sistemi za klasifikaciju kompenzacija radnika su izuzetno složeni. Vaš revizor može reklasifikovati vaše poslovanje na način koji ne razumete ili to vam nema smisla. U ovom slučaju, pitajte revizora za objašnjenje. Ako ste i dalje zbunjeni zbog promjena, pitajte svog agenta ili brokera za pomoć.
Sastanak sa revizorom
Za sprovođenje revizije, revizor će se morati sastati sa vama ili povjerljivim predstavnikom vaše firme. Ako delegirate taj zadatak nekome drugom, budite sigurni da on ili ona:
- Poznaje vaše poslovanje dobro
- razume sve faze poslovanja vaše firme
- zna koje zadatke obavlja svaki zaposleni
- razume politiku kompenzacije radnika vaše kompanije, uključujući klasifikacije koje sadrži
- razume finansijske podatke vaše firme, uključujući podatke o platnom spisku, tako da on ili ona mogu odgovoriti na pitanja od strane revizora
Kada se sastanete sa revizorom, vi ili vaši designee treba da budu kooperativni i odgovorite na pitanja revizora, koliko god možete. Ne nudite informacije koje nisu tražene.
Kao i mnogi biznisi, vaša firma može angažovati off-site knjigovodstvenu firmu koja će se baviti vašim funkcijama računovodstva i plaćanja. Da li se vaš knjigovođa sastaje sa revizijom u vaše ime? Odgovor je ne. Vaš knjigovodjač može revizoru da obezbedi finansijsku evidenciju koju on ili ona treba da izvrši reviziju. Međutim, revizor će morati da posjeti vaše prostorije kako bi izvršio fizičku reviziju.
Podizvođači
Mnoge države imaju zakone koji nameću odgovornost za ugovarače koji angažuju neosigurane podizvođače. Ovi zakoni će se primjenjivati na vas ako vaše preduzeće posluje kao izvođač, a subcontracts radi drugima.
Na primer, pretpostavimo da vaša kompanija, ABC Construction, zapošljava podizvođača pod imenom P & J Plumbing, kako bi radovi na cevovodu radili u zgradi koju obnavljate. Radnik P & J-a je povređen na poslu i pokušava da podnese zahtev za radničku naknadu. Međutim, P & J nije kupio pokriće za radnike. U većini država, povrijeđeni radnik može tražiti naknade po politici kompenzacije vašeg radnika.
Osiguravači se prema zakonu obavezuju da pruže pogodnosti zaposlenima neosiguranih podugovarača. Dakle, vaš revizor će pregledati vaše poreske dokumente i potražiti 1099 obrazaca izdatih podizvođačima. On ili ona će proveriti da li ste dobili sertifikat o osiguranju od svakog podizvođača koji ste unajmili. Ako bilo koji podizvođač koji ste angažovali nije pružio dokaz o osiguranju odštete radnika, revizor će vam naplatiti dodatnu premiju za pokriće osiguranja tog ugovarača.
Stopa naplaćena za neosiguranog podugovarača zavisi od vrste posla koji je podizvođač radila. Na primjer, ako je podizvođač izvršio rad na krovu, onda će se koristiti stopa klasifikacije klasifikacije krovova. Stopa će se primenjivati na sve ili deo troškova rada podugovarača. Ako je novac koji ste platili podizvođaču samo za rad, onda će se cijeli trošak (podeljen sa 100) koristiti kao osnova premije.
Izvođač radova protiv podizvođača
Ako vaše preduzeće nije izvođač radova, da li ste odgovorni za povrede koje su preživjeli zaposleni nezavisnih ugovarača koje zapošljavate? Odgovor je generalno ne. Izvođač radova posluje nezavisno od vas. Stoga, izvođač radova je odgovoran za obezbeđivanje naknada radnicima svojim povrijeđenim radnicima.
Na primer, pretpostavite da posedujete maloprodajni objekat. Zapošljavate Fabulous Flooring, izvođača podnih obloga, kako biste srušili stari linoleumski pod u vašoj prodavnici i zamenili ga novim. Pregledate željeni rezultat (novi pod) i Fabulous radi posao. Čuveni supervizor nadgleda radnike poda. Nadzornik postavlja rasporede rada i diktira kako zaposleni obavljaju svoj posao. Ako je povređeni zaposleni povređen prilikom instaliranja vašeg novog poda, Fabulous (ne vaša firma) bi trebao biti odgovoran radniku.
Postoje neke situacije kada kompanija može biti odgovorna za povrede zaposlenima nezavisnog izvođača radova. Stoga, treba insistirati da svi nezavisni izvođači radova pružaju dokaze da su kupili osiguranje odštete za radnike.