Ono što troškove zaposlenog treba da platite
Najbolje je držati nadoknadu samo onih pokretnih troškova koje odobrava IRS kao odbitke iz poreske prijave za zaposlene.
Prema IRS , uključeni su samo odbitni troškovi pokretanja za zaposlene
"razumni troškovi:
Premeštanje predmeta za domaćinstvo i ličnih efekata iz bivšeg doma u novi dom, i
Putovanje (uključujući smeštaj) iz bivšeg doma u novu kuću.
Nadoknada troškova koji se ne odbijaju uvek se oporezuju zaposlenom, čak i ako se nadoknada može kvalifikovati kao odgovorni plan (kako je opisano u nastavku).
Poreske implikacije nadoknada troškova pokretanja zaposlenih
U principu, svako plaćanje koje ste uplatili zaposlenima je oporezivano, a plaćanje troškova pokretanja radnika smatra se oporezivim pogodnostima. Ali, postoji način da se koristi ne oporezuju zaposlenom.
Ako želite da zaposleni troškovi kretanja budu oporezovani zaposlenom (IRS koristi izraz "isključen" od oporezivanja), morate ih platiti kroz ono što IRS poziva na odgovoran plan .
U ovom slučaju zaposleni plaća troškove i nadoknadjuje ih.
Da bi ispunili kriterijume za odgovorni plan, troškovi moraju biti upisani i mogu se plaćati samo specifični troškovi. Troškovi moraju biti i za poslovne svrhe.
Zaposleni mora da ima plaćene ili nastale odbitne troškove tokom obavljanja usluga kao zaposleni u vašoj kompaniji. Možda ćete morati da dokumentujete da je potez potreban za vaše poslovanje.
Postoje i neke računovodstvene procedure koje se moraju poštovati kako bi se plan nadoknade trebao izvršiti
- Zaposleni mora " adekvatno računati ove troškove u razumnom vremenskom roku." To znači da zaposleni mora da vam prima prihode za sve troškove.
- Ako zaposlenom dajete avans na ove troškove, zaposleni mora vratiti višak novca u razumnom vremenskom periodu.
Recimo, recimo, da uplatite 5.000 dolara za trošenje troškova, a zaposlenik vam daje prihode od $ 3.660. Zaposleni vam mora dati ček na bilans ($ 1,350). Ako svi kriterijumi za odgovorni plan nisu ispunjeni, plan nije odgovoran plan. A " nadoknada za nepovratne troškove " (zaposlenom) i naknade za razne ili neodređene troškove oporezuju se zaposlenom.
Samo da budemo apsolutno jasni: sva nadoknada zaposlenim pod nepreciznim planom mora se tretirati kao oporeziva (uključujući zadržavanje), čak i ako se nadoknada odnosi na troškove koji su odbijeni zaposlenom. I bilo koja plaćanja koja nisu potkrepljena prihodima, čak i ako su deo odgovornog plana, oporezuju se i podležu zadržavanju.
Zadržavanje poreza na zarade za plaćanje troškova zaposlenih
Ako su isplate izvršene prema kriterijumima za odgovorni plan i ispunjeni su svi potrebni uslovi, plaćanja zaposlenima za troškove kretanja nisu predmet zadržavanja.
Uplaćena rashodna plaćanja koja nisu izvršena prema kriterijumima za odgovorni plan (opisani gore) podležu zadržavanju za porez na federalne prihode, FICA porez (Socijalno osiguranje i Medicare) i federalne poreze na nezaposlenost.
Izveštavanje o isplatama troškova plaćanja na W-2 obrazcu zaposlenih
Ako nadoknada zaposlenom ispunjava sve uslove odgovornog plana, kao što je gore opisano, ne morate da uključite ove nadoknade na W-2 zaposlenog. Ako zaposlenik obezbedi adekvatno obračunavanje troškova, ali se višak ne nadoknađuje, moraćete da proverite sa uslugom platnog spiska ili pripremom poreza da biste utvrdili kako da prijavite oporezive i neoporezivne iznose. Morate prijaviti iznos ove beneficije kada popunite godišnji poreski izveštaj W-2 za zaposlenog za prethodnu godinu.
Patriot Software pruža više objašnjenja o tome kako se ti troškovi upisuju na W-2 obrazac zaposlenog. Koristićemo gore navedeni primer, gde zaposleni dobije 5.000 dolara za troškove kretanja, ima prihode od 3.660 dolara i zadržava preostalih $ 1.350. Visina radnika zadržava se oporeziva zaposlenom. Pretpostavićemo da je ova isplata izvršena u skladu sa zahtevima za odgovorni plan, kako je gore opisano:
- Oporezivi $ 1,350 je uključen u okvir 1 W-2 (iu kutijama 3, 5 i 16, ukoliko ih oporezuje država ili grad).
- Savezni i državni porez na dohodak i porez FICA moraju se obračunati za oporezive $ 1,350 i uključene u odgovarajuće kutije na W-2.
- Morate uključiti 3.660 dolara (iznos jednak potvrdjenom iznosu (na primjer dio koji se ne može smanjivati) u polju 12 obrasca W-2 koristeći oznaku "L."
Za više detalja o tome kako to radi, pogledajte IRS publikaciju 15 (Circular E).
Davanje dodatnog novca zaposlenima za pokretanje troškova
Neki biznisi daju zaposlenima određeni iznos za troškove kretanja, zavisno od vrste kretanja i udaljenosti. Uplata se i dalje može odbiti za vaše poslovanje kao poslovni trošak.
Ako želite da zaposlenom pošaljete novac za trošenje troškova i dozvolite zaposlenici da odluči kako će se taj novac potrošiti, imate neograničen plan, u skladu sa propisima IRS. U ovom slučaju, kao što je gore navedeno, ako ne želite da zaposleni mora da prikaže prihode, sva isplata se oporezuje zaposlenom kao pogodnost. Pored toga, federalni porez na dohodak i porez FICA moraju biti oduzeti prilikom plaćanja.
U ovom slučaju, možda ćete želeti da dodate dodatni iznos plaćanju kako biste pomogli zaposleniku uz dodatne takse koje se moraju platiti. Ovo se zove "zaračunavanje" čekova, a učinjeno je da se zaposlenom daju tačan iznos plaćanja, nakon poreza.
Na primjer, ako platite zaposleniku od 2000 dolara za troškove kretanja, možete izvršiti izračun od bruto zarade i dati više od $ 2,000 za pokrivanje dodatnih poreza. Patriot Software ima kalkulator koji vam može pomoći u tome.
Troškovi pokretanja zaposlenih su odbijeni
Plaćanje troškova pokretanja radnika je odbitni poslovni trošak za vaše preduzeće. Odluke zaposlenih za smanjenje troškova zaposlenih treba ograničiti na one koje bi zaposlenik mogao odbiti na osnovu svoje poreske prijave. To znači samo troškove transporta robe za domaćinstvo i putne troškove na novu lokaciju zaposlenog i njegove ili njene porodice.
Obavještavanje zaposlenih o planu nadoknade troškova pokreta
Kao i kod bilo koje druge koristi zaposlenima, svi zaposleni moraju biti tretirani na isti način. Možete odrediti kriterijume za kvalifikaciju plana prema tipu zaposlenog (naplaćeno nasuprot satno, na primer), ali ne možete dati jednog zaposlenog u istoj klasifikaciji više od ove koristi od druge.
Uvek je dobra ideja da pišete ovu vrstu koristi i da je uključite u komunikaciju sa zaposlenima. Priručnik za radnike ili smernice o politikama i procedurama je dobro mesto za opisivanje plana. Ne zaboravite da uključite informacije o poreskim implikacijama ove koristi.
Pomoć zaposlenima s njihovim odbitnim izdacima
Osim ako ste kvalifikovani porezni obveznik , davalac poreskih savjeta zaposlenima o odbitku poreza na dohodak nije dobra stvar. Podstičite zaposlene da dobiju profesionalne poreske savete ili koriste profesionalni porezni softver . Evo nekih stvari koje možete pomoći zaposlenima da razumeju ovu korist od pokretnih troškova i kako će uticati na njihove poreze:
- Dajte zaposlenima paket za premeštanje posla koji objašnjava kako i kada će vaše preduzeće nadoknaditi troškove.
- Dajte zaposlenima priliku da promijene zadržavanje (na obrascu W-4 ) kako bi objasnili isplatu početne naknade.