Dobro upravljanje kancelarijama je dobro za vašu donju liniju
1. Uspostavite rutine za upravljanje kancelarijama i držite ih.
Rutinskim zadacima su potrebne rutinske procedure ako želite da ostanete organizovani i da održavate stvari bez problema.
Postavite rutine za rukovanje papirom i kancelarijskim sistemima. Na primer, ako je moguće, svaki komad papira koji dolazi u vašu kancelariju treba da se rukuje jednom, da se ponaša i podnese - nije slučajno nagomilan na stolu. Slično tome, digitalne komunikacije, kao što su e-pošte, treba da budu prioritetne i da se ponašaju odmah, ako je moguće, ili da budu označene za buduće radnje.
Kancelarijski sistemi, uključujući i desktop računare, laptopove, fajl servere, multifunkcijske štampače i mobilne uređaje, trebaju i administracijske i hitne procedure. Kada se sistem sruši ili ne uspostavi kompjuterski komad opreme, svi u vašoj kancelariji treba da znaju koga da pozovete i šta ne radi (kao što je pokušaj samog problema). Saznajte 3 koraka za zaštitu vaših kritičnih poslovnih podataka.
2. Postavite jasno definisane odgovornosti.
Dobro upravljanje kancelarijama zavisi od toga da li ljudi znaju ko je odgovoran za šta - to su ljudi koji su odgovorni i koji rade na tome.
Šta bi se desilo, na primjer, da li je nabavku za vaš mali biznis obavio ko god da god da? Da li biste mogli da pronađete papir za štampač kada vam je to potrebno? Postavljanje jedne osobe koja je zadužena za naručivanje sve opreme i potrošnog materijala rešava problem i održava stvari bez problema. Da li zaposleni pošalju imenovanu osobu bilo kakvih zahteva za snabdevanje ili da postavljaju rukopisnu listu na vidnom mestu gde ljudi mogu dodati ono što im treba.
Isto je sa administracijom (računarskih) sistema. Morate imati jednu osobu odgovornu za sigurnost vaših računarskih sistema i pratiti stvari kao što su računi, lozinke i softver. Korišćenjem sistema zasnovanih na oblaku za kancelarijske aplikacije, računovodstveni softver i skladištenje podataka idealno je rješenje za mala preduzeća, ali ipak morate imati povjerljivog lica za obavljanje administrativnih zadataka kao što su dodavanje / brisanje korisnika, dodjeljivanje dozvola itd.
3. Vodite evidenciju - i ažurirajte svoje poslovne podatke.
Čuvanje evidencije zvuči kao najjednostavniji dio dobre uprave kancelarije - dok ne uzmete u obzir potrebu da se ove zapise i pristupe i ažuriraju. Ali prvo pravilo za dobrog kancelarijskog menadžera će vam pomoći da ostvarete ovo; ažuriranje zapisa rutine kancelarije. Kada dobijete novog kupca ili klijenta, na primer, potrebno je samo trenutak da ga unesete u bazu kontakata. Onda će potrajati samo trenutak ili dva da biste ažurirali zapis nakon što ste razgovarali s njim na telefonu.
(Imajte na umu da većina nadležnosti ima Zakone o privatnosti koje regulišu rukovanje informacijama o kupcima.)
4. Prošetajte kroz svoju kancelariju i sedite.
Da li je vaša kancelarija primer upravljanja prostorom ili lošeg upravljanja prostorom?
Kada prolazite kroz kancelariju, da li morate da zaobiđete oko prepreka ili rizikujete da se nešto prebacite?
Kada sednete za stolom, možete li zapravo raditi udobno tamo? Da li su stvari logično uređene tako da stvari koje najviše koristite za stolom su najbliže ruci?
Danas ima dosta stvari koje se prepliću u kancelarije, od štampača stoji preko kancelarija za odlaganje. Za dobro upravljanje kancelarijama, morate biti sigurni da su sve stvari u kancelariji uređene za maksimalnu efikasnost - i maksimalnu sigurnost. Osnovi dizajna malih ili kućnih kancelarija pružaju savete za bezbedno ispunjavanje potreba Vašeg prostora za osvetljenje i ventilaciju.
5. Raspored mudrog rada.
Previše je lako odložiti stvari koje vam se ne dopadaju, a većina poslovnih ljudi ne uživaju u zadacima kao što su podnošenje , slanje i prijem ili knjigovodstvo - čak i menadžeri poslova.
Nažalost, kancelarija, poput kuhinje, neće dobro funkcionisati bez posla.
Ako ste vlasnik malog preduzeća koji je u poziciji da ne može da dodijeli ono što vi smatrate dosadnim ili neprijatnim radom nekome drugom, prisilite se da to redovno dolazi tako što ćete zakazati vreme svake nedelje za to. Uzmite jutarnje ili popodne, na primer, provesti hladne pozive , vraćanje nepredviđenih pitanja putem e-pošte, objavljivanje društvenih medija , uhvatiti računa ili ažurirati podatke.
6. Delegat i outsource.
U savršenom svetu, svi bi radili samo ono što je on ili ona imala vremena da uradi i da je dobro. Pošto svet nije savršen, umesto toga mnogi ljudi rade stvari da nemaju dovoljno vremena ili talenta.
Delegiranje i outsourcing ne samo da poboljšaju upravljanje vašim malim preduzećima već i oslobađaju vas da se usredsredite na svoje talente, time poboljšavajući svoj donji red. Vanredni radnik ili Virtuelni asistent mogu biti u mogućnosti da obavljaju mnoge poslove ili administrativne zadatke. Više o delegiranju potražite u Odlučiti da delegirate .
7. Da poslovno planiranje bude prioritet.
Mnogi vlasnici malih preduzeća provode svoje dane glumeći i reaguju - i onda se pitaju zašto se čini da ih okreću. Poslovno planiranje je važna komponenta dobre uprave kancelarija i mora biti deo vaše redovne rukovodeće kancelarije.
Uspješni vlasnici malih preduzeća svake nedelje provode vreme za poslovno planiranje, a mnogi koriste svakodnevne sesije poslovnog planiranja kao sredstvo za postavljanje ciljeva i rast.
Ovaj vodič za poslovno planiranje je odličan primer za postizanje napora u vašem planiranju poslovanja; on postavlja okvir za biznis planiranje za svoj mali biznis i pruža sve resurse od pisanja izjave o viziji kroz pravila za postavljanje poslovnih ciljeva .
Ako imate osoblje, uključite ih u poslovno planiranje , bilo formalno ili neformalno.
Ti ćeš voleti razliku
Nemojte dozvoliti da se haos ometa poslovanjem. Jednom kada počnete da primenjujete ove sedam principa dobrog upravljanja kancelarijama, bićete zapanjeni zbog razlike u dobrom upravljanju kancelarijama - i koliko još posla radite.
Vidi takođe:
Zašto je Cloud Computing idealno za mala preduzeća